Handleiding¶

Quick Start voor SwingIT beheerders¶

SwingIT is een webapplicatie, dat wil zeggen dat er geen software installatie vereist is.

Je surft met je webbrowser naar het web adres en je bent vertrokken!

Eens op de site: meld je aan met e-mail adres en je wachtwoord. Heb je nog geen wachtwoord, dan kan je je registreren op de startpagina (Klik "Registreren").

Na het aanmelden kan je periodes, leden, groepen en docenten beheren.

Externen kunnen een account aanmaken op je site en de rol van lid of ouder kiezen. Als een beheerder de inschrijvingen opent (in de instellingen) kunnen deze leden zich inschrijven voor de groepen waarvoor ze in aanmerking komen.

Veel succes!

---

Menustructuur¶

Hieronder wordt de menustructuur beschreven. Het menu bevindt zich links op het scherm.

Dit menu kan kleiner of groter worden gemaakt door op het "hamburger" symbool (drie horizontale lijntjes) te klikken.

Indien het menu is ingevouwen (kleine toestand) geven pictogrammen een verkleinde versie van het menu weer. Door op een pictogram te klikken komt het betreffende sub-menu tevoorschijn.

Home¶

Door op het huisje bovenaan links te klikken kom je op de homepagina waar je informatie te zien krijgt die relevant is voor jou. Bv de groepen waar je deel van uitmaakt, of inschrijvingsinformatie.

Leden (dansers/spelers/leden)¶

Hier vind je de tabellen die de leden weergeven

Ledenlijst¶

In deze "ledenlijst" komt iedereen maar 1 keer voor, zoals in een telefoonboek. (Dit geldt niet voor inschijvingslijsten, zie verder)

Andere tabellen geven de leden "met info" (met het "info" veld ingevuld), de "nieuwe" leden (geen lid in de vorige periode), de minderjarige leden enz weer. Voor meer info ivm het gebruik van de tabellen: zie Tabellen De filters zorgen voor aangepaste tabellen (bv voor een periode uit het verleden, beperkt tot een een of enkele groepen enz.).

Meer info over deze lijsten:

Nieuw¶

Lijst van de leden die als "Nieuw" staan gemarkeerd. Iemand die net is aangemeld en een inschrijving doet staat altijd als "Nieuw" gemarkeerd. Idee is nieuwe leden te kunnen onderscheiden van leden die vorige periode reeds lid waren. Een beheerder kan een lid nieuw of niet nieuw zetten: Kies een lid, bewerk, Nieuw

Met info¶

• Lijst van de leden waarvan het extra "Info" veld is ingevuld. Eventuele opmerkingen die horen bij de inschrijvingen worden dus niet in rekening genomen voor deze lijst.
• Je kan het info veld van een lid bewerken als volgt:
  • Zoek een lid (zoekveld bovenaan)
  • Klik op de lid
  • Scroll naar onderen waar je "Info lid" ziet
  • Klik op de drie puntjes naast het potloodje om de info te bewerken
  • Klik "Opslaan"

Opmerking: Het info veld van een lid is zichtbaar voor de beheerders en voor de docenten die les geven aan dit lid

-18j zonder ouder¶

Toont een lijst van minderjarige leden die geen ouder of voogd hebben

Deze leden kunnen zichzelf niet inschrijven aangezien ze niet meerderjarig zijn. Ze kunnen worden ingeschreven door een beheerder, of door een (nog toe tevoegen) ouder.

Zonder groep¶

Toont een lijst van alle leden die geen deel uitmaken van een groep (en niet gearchiveerd zijn)

Per geboortejaar¶

Lijst van de leden, per geboortejaar. Dit kan interessant zijn voor subsidiedossiers

Per gemeente¶

Lijst van de leden, per gemeente. Dit kan interessant zijn voor subsidiedossiers

Meest afwezig¶

Lijst van de meest afwezige leden. Kan handig zijn om te checken waarom ze afwezig zijn.

Groepen¶

Hier vind je de tabellen die de groepen en inschrijvingen in de groepen weergeven

Overzicht¶

Het "Groepen overzicht" geeft de lijst van alle niet-gearchiveerde groepen weer.

In dit "Groepen overzicht" kan je o.a. bekijken (afhankelijk van de instellingen):

• Groep naam
• Groep "korte naam" voor gebruik in de kalender
• Docent
• De leeftijdsgrenzen om te kunnen inschrijven in een groep
• Het maximum aantal inschrijvingen voor de groep (als dit is bereikt kan men niet meer inschrijven, mogelijk komt men op de wachtlijst: zie wachtlijst)
• Het aantal inschrijvingen in de groep
• Het aantal leden die een proefles vroegen voor deze groep
• Of de groep open staat voor inschrijvingen
• Of de groep open staat voor proeflessen
• De locatie
• Met partner
• Aantal leden op de wachtlijst voor deze groep
• Aantal reservaties voor de volgende sessie van de groep (indien "Reservaties" aan staan)
• ...

Via de "Groepen Filter" bovenaan de ledenlijst kan je filtere op groep.

Rechts van deze filter is er een extra optie: Je kan filteren op leden die in alle geselecteerde groepen zitten ("EN), of in leden die in 1 van de geselecteerde groepen zitten ("OF")

Sessies¶

Hier zie je een lijst van alle sessies van de groepen. Een sessie is een oefenmoment voor een groep op een bepaalde dag en uur, zichtbaar in de kalender.

Als je een nieuwe groep maakt (of kopieert van een andere groep), dan komen de sessies van die nieuwe groep automatisch in de kalender. Voorwaarde is wel dat het om wekelijkse sessies gaat (je hebt een weekdag en uur aangeduid bij bewerken van de groep).

Je kan de sessies voor die groep achteraf aanpassen vanuit de kalender of vanuit de sessie lijst voor ie groep, te vinden in de groep zelf.

Inschrijvingslijst¶

Dit is de lijst van de inschrijvingen (een inschrijving koppelt een lid met een groep). Aangezien een lid kan inschrijven voor meer dan 1 groep, kan een lid meerdere malen voorkomen in een inschrijvingslijst. (Dit geldt niet voor de ledenlijst, zie hierboven)

Reservaties¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Reservaties' actief is

Hier kan je de groep reservaties opvolgen. Leden kunnen reserveren voor de eerstvolgende sessie van een groep onder volgende voorwaarden:

• Reservaties zijn (globaal) geactiveerd (zie Instellingen / Modules)
• Reservaties staan aan voor de groep zelf (ga naar de groep, bovenaan in de groep details kan je zien of reservaties aan staan voor die groep. Indien niet: bewerk de groep en zet de reservaties aan via de optie onderaan het scherm tijdens het bewerken van de groep)
• Er is een volgende sessie voor de groep gepland. Dit werkt op basis van de kalender.

Indien reservaties aan staan (Instellingen / Modules) dan kan je ook een betaling vragen PER SESSIE. Vul daarvoor bij het bewerken van een groep het veld "Prijs voor 1 sessie" in. Bij reservatie van een sessie van die groep komt dat bedrag dan op de rekening van het lid.

Voor reservaties zijn er nog volgende instellingen (zie Instellingen / Reservaties)

• Max aantal sessies te reserveren per danser/speler/lid per groep: wil je dat je leden meer dan 1 sessie op voorhand kunnen reserveren, pas dit dan hier aan
• Max aantal dagen vooraf te reserveren: Hoe lang op voorhand zijn sessies zichtbaar voor reservatie

Proeflessen¶

Voor de groepen waar een proefles is toegestaan krijgen de leden een aparte optie te zien om in te schrijven voor een proefles. Een proefles neemt de plaats in van een "volwaardige" inschrijving maar krijgt geen bedrag op de rekening van een lid.

Om een proefles om te zetten in een "volwaardige" inschrijving zijn er 2 mogelijkheden:

• Het lid schrijft zich in in de groep (zoals bij een gewone inschrijving), de "proefles inschrijving" verdwijnt dan automatisch
• Een beheerder schrijft het lid in in de groep, de "proefles inschrijving" verdwijnt dan automatisch

Nadat de proefles is omgezet in een volwaardige inschrijving, verschijnt het te betalen bedrag op de rekening van het lid.

Voor meer info ivm het gebruik van de tabellen: zie Tabellen

Combi inschrijvingen¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Combi' actief is

Hier vind je een lijst van de combi inschrijvingen, dwz welk lid heeft gekozen voor welke combi.

Wachtlijst¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Wachtlijst' actief is

Indien de optie "wachtlijst" actief is (zie Instellingen / Inschrijvingen), wordt er per groep een wachtlijst bijgehouden. Deze wachtlijst bevat inschrijvingen die de groep boven het maximum aantal leden zou brengen.

Je kan de wachtlijst beperken in lengte (zie Instellingen / Inschrijvingen / Max aantal leden op de wachtlijst).

Je kan als beheerder leden die op de wachtlijst staan toelaten tot de groep door in de wachtlijst te klikken in de linkerkolem (de drie puntjes). Klik dan "Voeg toe aan groep".

Op gelijkaardige manier kan je iemand van de wachtlijst verwijderen (klik in de linkerkolem op de drie puntjes, dan "Verwijderen").

Het is ook mogelijk de leden (en ouders) te tonen op welke plaats ze op een groep wachtlijst staan: Zie Instellingen / Inschrijvingen: Plaats op wachtlijst zichtbaar voor dansers en ouders

Niet gelinkte partner¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Groepen met partner' actief is

Hier worden de inschrijvingen getoond waarbij een partner werd opgegeven, maar die partner is nog niet geregistreerd (heeft geen account)

Dit kan bv het geval zijn wanneer de partner zich nog niet heeft geregistreerd.

Ontbrekende partner¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Groepen met partner' actief is

Dit is een lijst van inschrijvingen waarbij een partner wordt verwacht (de groep staat aangegeven "met partner"), maar waarbij geen partner werd aangegeven bij de inschrijving.

Beurtenkaarten¶

Hier kan je beurtenkaarten beheren (aanmaken, wijzigen) en bepalen voor welke groep(en) een beurtenkaart geldig is.

Lijst voor Federatie¶

Dit is de lijst van de inschrijvingen (een inschrijving koppelt een lid met een groep), met extra velden, typisch nodig om in te dienen bij een federatie. Aangezien een lid kan inschrijven voor meer dan 1 groep, kan een lid meerdere malen voorkomen in deze lijst.

Docenten¶

Docenten¶

Dit is een eenvoudige grid van de docenten. Klik op een docent voor meer info.

Om een lijst van de docenten te zien, klik op het lijst symbool bovenaan rechts.

Prestaties¶

Hier kan een beheerder de prestaties van de docenten opvolgen.

De prestaties van de docenten worden ingebracht samen met de aanwezigheden van de leden. Deze tabel geeft dan een overzicht, enkel toegankelijk voor een beheerder. Hierop kan de verloning gebaseerd worden.

Je kan de meest recente prestaties bovenaan zetten door op de "Datum" kolom hoofding te klikken.

In de kolom "Docent Betaald" kan je bijhouden welke prestaties reeds werden betaald aan de docent. Je kan voor 1 rij de betalingsstatus wijzigen via het context menu (drie puntjes links). Je kan ook meerdere rijen selecteren (klik / shif klik) en via "Selectie..." in 1x betaald zetten.

Wil je alle prestaties selecteren, klik dan eerst onderaan de tabel "Toon Alle Resultaten", zodat de tabel alle prestaties toont. Nu kan je links bovenaan in de tabel op het vierkantje klikken om alles prestaties te selecteren.

Wanneer een aantal prestaties geselecteerd zijn kan je hierop een actie uitvoeren via de "Selectie..." knop.

Er is ook een filter mogelijkheid om enkel de betaalde of onbetaalde prestaties te tonen. (Klik op "Filter", en kies het gewenste filter)

Sommige prestaties hebben geen betaling nodig, je kan deze markeren als "NVT" = Niet Van Toepassing

Contacten¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Contacten' actief is

Deze lijst geeft een overzicht van de contacten die een beheerder kan bijhouden. Dit werkt zoals een eenvoudig adresboekje.

Deze contacten kunnen worden gebruikt bij het versturen van e-mail of SMS.

Dashboard¶

Het dashboard (enkel toegankelijk voor beheerders) geeft in een oogopslag een zicht op de status van je school:

• Aantal leden
• Aantal ingeschrevenen (dit is het aantal leden met minstens 1 inschrijving in een actieve perdiode)
• Aantal groepen
• Aantal inschrijvingen
• Aantal leden zonder groep
• Aantal inschrijvingen voor een proefles
• Aantal mensen op de wachtlijst
• Het verloop over de tijd van de inschrijvingen (laatste 12 maanden)
• ...

Je kan klikken op elk van deze items voor meer details.

Communicatie¶

E-mail versturen¶

Hier kan je e-mail versturen naar leden, docenten, groepen enz.

Communicatie-log¶

Lijst van verstuurde e-mail en SMS-en en de mailing lijsten.

Mailing lijsten¶

Een mailing lijst is een lijst van e-mail adressen waarnaar je mails kan sturen. Dit kan een combinatie zijn van groepen, individuele leden en externen. Je kan dit bv gebruiken om nieuwsbrieven te versturen aan een geselecteerd publiek.

Het is mogelijk voor leden om in of uit te schrijven van een mailinglijst.

Een mailinglijst is publik (extern zichtbaar), enkel als hij gemarkeerd is als "publieke lijst". Om dit te wijzigen: ga naar de mailinglijst, klik "Bewerk" en pas aan indien nodig

Dit kan een combinatie zijn van groepen, individuele leden en externen. Je kan dit bv gebruiken om nieuwsbrieven te versturen aan een geselecteerd publiek.

News Feed¶

Hier beheer je de je nieuwtjes voor de "News feed" die op de home pagina verschijnt. Je krijgt hier een lijst van bestaande nieuws items. Je kan ze hier bekijken, bewerken of archiveren. Via de '+' knop onder de tabel kan je nieuwe items aanmaken.

Kalender¶

De kalender is een publieke kalender (of agenda) van de school. Hierop kan je zien welke groepen wanneer les hebben. Ook andere events kunnen worden ingebracht.

Voor meer info, zie onderaan: kalender-details

Events¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Events & Tickets' actief is

Hier beheer je "events"

Een "event" is een eenmalige activiteit van je school waaraan leden en sympathisanten kunnen deelnemen.

Events worden gregroepeerd in "event types" Zie ook Concepten

Overzicht¶

Hier vind je een lijst van de events, met hun event type, datum, deelname prijs, en andere details.

Je kan via deze tabel ook bepalen welke events open staan voor deelname. (selecteer 1 of meerdere events, klik "Selectie" -> Open/Gesloten voor deelname)

Voor events waarvoor geen deelname dient bevestigd te worden is dit niet van toepassing.

Deelname Overzicht¶

Bevestiging van deelname aan events kan hier worden opgevolgd. Hier zie je een overzicht voor alle actieve events, en je kan doorklikken voor meer details per event.

Je ziet hier voor elk event waarvoor bevestiging van deelname is gevraagd:

• Het aantal leden die bevestigd hebben
• Het aantal leden die negatief hebben geantwoord (niet deelname)
• Het aantal leden die nog niet hebben geantwoord ('?')
• Het totaal aantal leden dat om bevestiging is gevraagd

Voor meer details: Klik op een event. Je ziet dan een gedetailleerde bevestigingslijst.

Deelname Lijst¶

Deze lijst geeft alle deelnames weer voor alle actieve events tesamen. Wil je een lijst met deelname informatie voor één specifiek event, klik dan op Deelname Overzicht en klik door voor de lijst van een event.

Event Types¶

Hier beheer je de event types. Zie ook Concepten

Je kan per event type een maximaal aantal tickets toekennen voor ticket verkoop. Dit wil zeggen dat je over alle events heen, binnen dit event type het aantal beschikbare tickets per lid beperkt.

Extra's¶

Bij deelname aan events kunnen "Extra's" worden verkocht. Bv bij deelname aan een kamp kan je T-shirts verkopen. Hier kan je die extra's beheren.

Tickets¶

Aan een event kan je optioneel een ticketverkoop koppelen

Voor een ticketverkoop is een zaalplan vereist. Deze zaalplannen kan je beheren via Events / Zaalplannen

Overzicht¶

Hier zie je een lijst van alle niet gearchiveerde events met ticket verkoop. Het overzicht biedt een samenvatting met plaats & datum, het aantal verkochte tickets, en een link naar het zaalplan.

Verkochte Tickets¶

Deze lijst geeft de details van alle betaalde tickets en de VIP tickts. Zie ook Concepten

Gereserveerde Tickets¶

Deze lijst geeft de details van alle gereserveerde (toegekend maar nog niet betaalde) tickets. Zie ook Concepten

Zaalplannen¶

Een zaalplan bepaalt hoe je zaal voor ticketverkoop eruit ziet.

• Een zaalplan is genummer of ongenummerd
• Een event heeft een zaalplan

• Het zaalplan van een event kan door een beheerder tijdens de ticketverkoop worden aangepast om meer of minder plaatsen ter beschikking te stellen

  Let op! Tijdens de ticketverkoop kan een zaalplan niet groter worden gemaakt. Je kan wel stoelen onbeschikbaar zetten.

Aangezien je geen extra stoelen kan aanmaken tijdens de ticketverkoop is het aan te raden met een maximaal zaalplan te starten. Wil je een aantal stoelen niet onmiddellijk verkopen, zet die dan "Onbeschikbaar". Loopt de ticketverkoop goed en wil je meer stoelen verkopen, stel die stoelen dan beschikbaar.

Acties op een zaalplan¶

Op een zaalplan van een event kan een beheerder een aantal acties nemen:

• Plaatsen beschikbaar of onbeschikbaar zetten
• VIP tickets toekennen (gratis tickets)
• Tickets in iemand's winkelwagentje zetten ("reserveren"), let op: gereserveerde tickets worden elke nacht uit de winkelwagentjes verwijderd
• Plaatsen "manueel" verkopen (Worden buiten SwingIT om betaald, bv aan een info balie bij een show.)
• Het startpunt van de automatsche allocatie wijzigen

Hoe doe je dat?

• Selecteer een aantal plaatsen (individueel of per rij/kolom via de pijltjes rechts of onder het zaalplan)
• Klik op het icoontje boven het zaalplan om de actie te kiezen: Beschikbaar / Onbeschikbaar / VIP / Gereserveerd / Verkocht/ Startpunt toekenning

Webshop¶

De webshop laat toe producten te verkopen zoals T-shirts of beeldmateriaal, of andere.

Een beheerder zorgt voor levering en stockbeheer.

Webshop Home¶

Dit scherm toont de home pagina van de webshop met de beschikbare producten.

Producten¶

Hier wordt een lijst getoond van de producten die te koop worden aangeboden.

Je kan een product bewerken door op de drie verticale puntjes te klikken (links).

Producten kunnen ook worden aangeboden bij deelname aan events.

Een product heeft een beschrijving zichtbaar voor aankoop, en een extra info enkel zichtbaar na aankoop. Zo kan je bv een link tonen naar een gekocht item na aankoop.

Je kan voor een product ook varianten aanmaken:

• Ga naar het product (bv via Webshop / Producten, klik op een product)
• Onder de product beschrijving zie je de lijst van de varianten
• Klik op het '+' symbool rechts bovenaan in het varianten vak

Als je GEEN prijs inbrengt voor een variant, dan neemt deze automatisch de prijs van het product over.

Voor meer info ivm producten en product varianten: Zie ook Concepten

Video's¶

Je bepaalt hier welke video's je te koop wil aanbieden in de webshop.

Er wordt een lijst getoond van de video's die je hebt aangemaakt in de video zone. Hier kan je bepalen of een video al dan niet te koop is, en aan welke prijs.

Dit kan via het context menu (drie puntjes links), of via selectie van een of meerdere video's en daarna klikken op Selectie ...

De lijst van verkochte video's kan je inkijken vie het scherm Orders (bij Webshop / Orders). Bovenaan dat scherm staat een link naar de verkochte video's.

Orders¶

Hier wordt een lijst getoond van de orders met hun status.

Volgende status is mogelijk:

• WINKELWAGENTJE: Het order is in het winkelwagentje gezet, maar nog niet betaald en niet geleverd
• BETAALD: Het order is ontvangen en betaald maar nog niet geleverd
• GELEVERD: Het order is ontvangen, betaald en geleverd
• GEANNULEERD: Het order is niet meer geldig en wordt niet verder behandeld

In het "Orders scherm" worden enkel betaalde orders voor webshop producten getoond.

Bovenaan deze tabel kan je kiezen om verkochte video's te zien (die op een iets andere manier worden behandeld wegens het gelinkte toegangsbeheer tot video's), of orders die nog in een winkelmandje staan, en dus nog niet betaald zijn.

Indien je stock beheer gebruikt, dan reserveren de orders die in het winkelmandje staan reeds een gekozen product variant. Op die manier is een koper zeker dat het item nog beschikbaar is nadat hij betaald heeft.

Overdracht van Orders¶

Je kan een webshop order overdragen aan een andere persoon. Dit kan bv. handig zijn als je een webshop order op een rekening wil zetten van een lid die geen account heeft.

Dit kan enkel voor orders in de status "WINKELWAGENTJE", dus niet voor betaalde en geleverde orders.

Je kan de overdracht op 2 manieren doen:

1. VANUIT HET ORDERS SCHERM:

2. Zoek het order in de lijst

3. Klik links op de drie puntjes (context menu)

4. Klik "Order overdragen"

5. ALS BEHEERDER VANUIT JE WINKELWAGENTJE:

Het is ook mogelijk als beheerder een order in je eigen winkelwagentje te zetten, en dit van daaruit over te dragen aan een andere persoon:

• Ga als beheerder naar de webshop
• Kies een product
• Zet het product in je winkelwagentje
• In het winkelwagentje zie je rechts naast het product een PIJL icoontje, klik op dit icoontje
• Je kan nu kiezen: overdracht aan een lid of aan een gebruiker (account). Een account kan een ouder, een docent of een beheerder zijn
• Kies een lid of gebruiker
• Het product staat nu in het winkelwagentje van dit lid of gebruiker

Als het over een lid gaat wie geen account heeft, kan u via de rekening van het lid het item betaald zetten.

Stock¶

Hier wordt de webshop stock beheerd.

Enkel product varianten kunnen worden beheerd in de stock (geen producten). Je kan per product variant kiezen of je de stock bijhoudt of niet. Reden is dat enkel product varianten een unieke code hebben zodat ze traceerbaar zijn. Deze code ("SKU" = Stock Keeping Unit) wordt automatisch toegekend aan elk product variant.

Indien een order van een product variant met stock beheer in de status WINKELWAGENTJE wordt gezet, dan wordt de stock automatisch aangepast:

• Het aantal gereserveerde eenheden wordt verhoogd
• Het aantal in stock blijft ongewijzigd

Indien een order van een product variant met stock beheer in de status GELEVERD wordt gezet, dan wordt de stock automatisch aangepast:

• Het aantal gereserveerde eenheden wordt gereduceerd
• Het aantal in stock wordt eveneens gereduceerd

Financieel¶

Hier wordt een overzicht gegeven van de financiële gegevens van de school of per partner.

• Overzicht per periode
  • Geeft financiële totalen per periode
• Overzicht betalingen
  • Geeft een lijst van de betalingen (ontvangen of nog in verwerking bij de betalingsprovider)
• Overzicht per lid
  • Lijst van de financiële transacties per lid
• Leden Volledig betaald
  • Toont alle leden die volledig hebben betaald
• Toegestane kortingen
  • Toont een lijst van alle toegestane kortingen. Voorbeelden van kortingen: inschrijving 2e/3e/4e/../10e groep, familiekorting, korting code, of een (door een beheerder) aangemaakte negatieve rekening. Je krijgt hier een lijst van all "actieve" kortingen dwz van rekeningen die tot een actieve (niet gearchiveerde) periode behoren. Je kan ook filteren op periode, dan zie je enkel de kortingen toegekend binnen die periode. Sommige kortingen kunnen niet aan een periode worden tooegekend (manueel gemaakte rekeningen). Deze zullen enkel verschijnen bij actieve kortingen en zullen niet in een periode verschijnen.
• Afbetalingsplan
  • Toont een lijst van leden die aangevinkt zijn met afbetalingsplan. Hoveel reeds is betaald kan worden bijgehouden in de rekening van de lid
• Achterstallige betalingen:
  • Toont de leden die minstens 1 rekening NIET hebben betaald.
• Openstaande Tegoeden:
  • Toont een lijst van rekeningen met een negatieve prijs (tegoeden dus) die niet zijn terugbetaald. Hier kan je zoeken naar tegoeden en eventueel tegoeden verwijderen. Je kan enkel tegoeden verwijderen die nog volledig openstaan, dus geen gedeeltelijk terugbetaalde tegoeden. Als je gedeeltelijk terugbetaalde tegoeden wil verwijderen dien je eerst de gedeeltelijk betaling te verwijderen (rekening bewerken)
• Korting codes
  • Toont een lijst van actieve korting codes (Zie ook Concepten voor meer info ivm korting codes)
• Online Doorstortingen
  • Toont een lijst van doorstortingen (van SwingIT naar jouw school) van online betalingen. Hier kan je in details bekijken welke rekening werd uitbetaald in welke doorstorting.

Beheer¶

Combi¶

Hier zie je een lijst van de actieve combi's. Je kan een combi copieren door hem te selecteren en in het context menu (drie puntjes links) "Kopieer" te kiezen.

Archief¶

• Het archief bevat leden, ouders, combi's, periodes, groepen, events, zaalplannen etc die niet courant meer worden gebruikt, ze worden "gearchiveerd"
• Als je iets wil terughalen uit het archief kijk je hier en kan je het weer "dearchiveren" indien nodig

Periodes¶

• Hier beheer je de periodes. Een periode is bv een schooljaar of een half jaar enz. Een periode kan volgende status hebben:
  • 'planning': nog niet zichtbaar voor leden of ouders
  • 'actief': normale toestand voor een periode die lopende is
  • 'archief': enkel zichtbaar voor beheerders via BEHEER -> ARCHIEF
• Een groep hoort bij een bepaalde periode. Dit wil zeggen als je de periode archiveert dat alle groepen in deze periode ook gearchiveerd zijn.

Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep).

Locaties¶

• Beheer hier je locaties, bv je danszalen, sportterreinen etc
• Je kan dan aangeven waar (op welke locatie) een les doorgaat
• Door het adres van de locatie in te geven, wordt de plaats aangegeven op google maps. Dit wordt ook gebruikt in de kalender.

Accounts en Rollen¶

Hier wordt een lijst van de accounts weergegeven.

Je kan de tabel sorteren door op een kolom hoofding te klikken. Wil je bv snel alle ouders zien, klik dan op de "ouder" kolom. Alle rijen met een 'v' in de "ouder" kolom geven de ouders aan.

Via deze lijst kan je ook makkelijk inloggen onder een account van een bepaalde persoon: klik op het context menu (Drie verticale puntjes links) en klik "Login Als"

Een primair beheerder kan hier ook rechten (rollen) toekennen of rechten (rollen) verwijderen. Primaire beheerders hebben in deze tabel een 'P' achter het vinkje in de beheerder kolom.

Je kan hier ook accounts wijzigen welke accounts zich kunnen aanmelden (normaal allemaal): Klik op de drie puntjes naast een account en selecteer "Aanmelden mogelijk: NEE". Op deze manier "verban" je iemand van de site.

Velden op maat¶

Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden of docenten. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.

Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.

Volgende types zijn beschikbaar:

• Numeriek (gehele getallen): Dit zijn gehele getallen, dus niet met een komma. Zowel positieve als negatieve waarden zijn mogelijk.
• Alfanumeriek: Letters en cijfers gecombineerd
• Ja/Nee: Dit is een "boolean" veld dat de binaire waarde Ja/Nee kan bevatten
• Komma getal: een positief of negatief getal met cijfers achter de komma
• Datum: een datum in een jaar
• Nationaal Nummer: een getal van 11 cijfers die een persoon identificeert

Voor deze types worden de nodige controles uitgevoerd, bv voor een nationaal nummer wordt er gecontroleerd of er wel degelijk 11 cijgers zijn opgegeven

Week-Plan¶

Het week plan geeft een overzicht van een generieke week, dwz zonder concrete data. Dit plan geeft aan op welk moment van de week welke groep een les moment heeft.

Daar tegenover staat de "Kalender", die toont met concrete data op welke dag er les is of er een event plaatsvindt.

Login als...¶

Soms is het nuttig als beheerder te kunnen zien wat een lid of ouder exact ziet:

• Klik op "Login als lid of ouder"
• Kies een account uit de lijst of type een deel van de accountnaam (e-mail adres) om iemand te vinden
• Klik "Login als..."
• Je bent nu aangemeld alsof je die persoon bent, met de rechten van die persoon
• LET OP! Alles wat je nu doet wordt geregistreerd alsof die persoon dat doet
• Om weer naar je eigen omgeving terug te gaan: Afmelden:
  • Klik rechts boven op je naam en kies "Afmelden"
  • Klik nogmaals "Afmelden"
  • Meld je weer aan met je eigen gebruikersnaam (e-mail) en wachtwoord

Mailings aan beheerders¶

Hier kan je de mailings terugvinden die vanuit SwingIT zijn gestuurd aan de beheerders

Wie is online?¶

Je krijgt hier een lijst te zien van de leden die op dit moment aangemeld zijn op je site. Er is een "time out" van 15 minuten van toepassing. Het kan dus gebeuren dat mensen die hier als "online" worden getoond reeds enkele minuten afgemeld zijn.

Tools¶

Hier kan je een tool vinden om leden samen te voegen (bv als ze dubbel zijn aangemaakt)

Je kan hier ook de relaties tussen leden en ouders checken (zijn er geen dubbele namen bv)

De "adres cleaner" checkt de adressen van je leden: komen postcodes en gemeenten overeen? Indien niet, dan wordt er een voorstel tot correctie gedaan dat je kan aanvaarden, of manueel kan aanpassen. Dit resulteert in meer consistente leden informatie en is ook beter bv voor de statistieken per gemeente.

Instellingen¶

Hier beheer je verscheidene instellingen van de software zoals kortingen, e-mail instellingen en nog heel wat meer

Hier kan een beheerder de site instellingen wijzigen, zoals bv. openen en sluiten van de inschrijvingen.

De instellingen op deze pagina worden onmiddellijk bewaard. Er is dan ook geen "Bewaar" knop nodig.

Inschrijvingen¶

Inschrijvingen, proeflessen, wachtlijsten¶

• "Inschrijvingen voor groepen geopend": Open of sluit de inschrijvingen voor groepen
  • Aan: Inschrijvingen zijn geopend, leden (bestaande of nieuwe) kunnen zich inschrijven. De groepen van de huidige dansperiode worden getoond. Enkel groepen waarvoor de lid die aangemeld is in aanmerking komt worden getoond. Hierdoor wordt het inschrjvingsformulier sterk vereenvoudigd.
  • Uit: Inschrijvingen zijn gesloten. Er is geen mogelijkheid voor leden of ouders om in te schrijven. (Beheerders kunnen ten allen tijde leden inschrijven)
• "Automatisch openen van inschrijvingen voor groepen": Hier kan je de inschrijvingen voor groepen automatisch laten openen op een bepaald tijdstip
• "Proeflessen":
  • Aan: Proeflessen staan open: leden kunnen inschrijven voor een proefles (enkel voor de groepen groepen waarvoor "open voor proefles" aan staat). Om dit te wijzigen: ga naar een groep, klik "Bewerk", klik "Proeflessen toegestaan" en "Bewaren". Een lid ziet dan op zijn home pagina een link staan "Schrijf in voor proefles"
  • Uit: Proeflessen zijn gesloten
• "Wachtlijsten":
  • Aan: Als een groep volzet is, kan een lid nog wel op de wachtlijst komen van de groep (hij/zij ziet de groep mekarkeerd als "Wachtlijst"), maar belandt hij/zij op de wachtlijst. Een beheerder kan de wachtlijst beheren: leden van de wachtlijst effectief inschrijven in de groep of leden van de wachtlijst verwijderen
  • Uit: Geen wachtlijsten. Een lid ziet een groep die volzet is als "Volzet" en kan deze groep niet kiezen
  • Max aantal leden op de wachtlijst: Indien dit maximum (voor 1 groep) wordt bereikt, worden geen extra leden op de wachtlijst van die groep meer toegevoegd. (Gebruik '0' om te werken zonder maximum)
• "Plaats op wachtlijst zichtbaar voor dansers en ouders":
  • Aan: leden (en ouders) zien op de home pagina welke plaats ze op een groep wachtlijst staan
  • Uit: leden (en ouders) kunnen niet zien op welke plaats ze op een groep wachtlijst staan
• Standaard maximum aantal leden per groep: Bij het aanmaken van een nieuwe groep, wordt standaard dit aantal gebruikt als het maximum aantal leden voor deze groep. Uiteraard kan je dit wijzigen per groep

E-mail¶

• Bewerken van e-mail templates Hier kan u e-mail templates voorzien die worden gebruikt in mails aan leden / ouders / docenten. Typisch worden er banners en voetnoten voorzien en mogelijk "branding" met kleuren.

  In deze mail templates kunnen parameters worden gebruikt die, afhankelijk van de context zullen ingevuld worden door SwingIT net voor de mail wordt verstuurd. Volgende parameters kunnen worden gebruikt:

  • {{ groep }}: De naam van de groep waarvoor wordt ingeschreven
  • {{ lid }}: Naam van de lid aan wie de mail is gericht
  • {{ rekening_link }}: Link naar de pagina waar de rekening van de lid kan worden bekeken
  • {{ inschrijvingsdatum }}: Datum van inschrijving
  • {{ inschrijvingsuur }}: Uur van inschrijving

  Beschikbare templates:

  • "Algemeen e-mail template": het template dat wordt gebruikt bij het opstellen van elke "manuele" e-mail die niet valt onder een van onderstaande gevallen
  • "Inschrijving Ontvangen": e-mail die wordt gestuurd naar lid/ouder onmiddellijk na de inschrijving in een groep (Indien de optie "e-mail notificatie na inschrijving aan lid & ouder(s)" AAN staat)
  • "Bevestiging Inschrijving": e-mail die wordt gestuurd wanneer een inschrijving in status BEVESTIGD wordt gezet (Indien de optie "Automatisch bevestigen per e-mail" AAN staat)
  • "Bevestiging Proefles": e-mail die wordt gestuurd wanneer een proefles wordt geboekt
  • "U staat op de wachtlijst": e-mail die wordt gestuurd wanneer een inschrijving op de wachtlijst terecht komt (Indien de module "wachtlijst" actief is en het max aantal leden voor de groep is bereikt EN wanneer "U staat op de wachtlijst" e-mail aan lid en ouders AAN staat)
  • "Aanmaning tot betaling": e-mail die wordt gestuurd vanuit het scherm "leden met achterstallige betalingen"
  • "Happy Birthday" e-mail: e-mail die wordt verstuurd aan de leden die verjaren (Optie "Stuur automatisch verjaardags e-mails aan leden" dient AAN te staan). Zie je deze knop toch niet, ververs dan even het scherm.

• "Automatisch bevestigen per e-mail" (Enkel beschikbaar voor "ADVANCED" niveau)

  • Aan: Als een inschrijving in status "Bevestigd" wordt gezet, gaat automatisch een bevestiginsmail naar de lid en ouder/voogd
  • Uit: Er wordt geen mail gestuurd bij status wijziging van inschrijvingen

• Stuur automatisch verjaardags e-mails aan leden

  • Aan: elke ochtend om 7u wordt een verjaardagsmail gestuurd aan leden die die dag verjaren. Indien de lid geen e-mail adres heeft, wordt de verjaardagsmail aan de ouder(s) gestuurd.

• E-mail "from" adres: het e-mail adres van waaruit mails worden verzonden

• "Reply-to-mail" het e-mail adres naar waar antwoorden zullen worden gestuurd (meestal hetzelfde als het "from" adres)
• bcc lijst: Een lijst met e-mail adressen, gescheiden door komma's, aan wie elke mail in bcc (blinde kopie) wordt gestuurd

Wie kan waarvoor inschrijvingen?¶

• "Nieuwe leden kunnen inschrijven" Zet UIT bv. om voorinschrijvingen te beperken tot reeds bestaande leden
  • Aan: Nieuwe leden kunnen inschrijven
  • Uit: Nieuwe leden kunnen NIET inschrijven
• "Combi's staan open voor inschrijving door leden of ouders" (Enkel Zichtbaar als de "Combi" module is geactiveerd) "Combi's" zijn combinaties van groepen waarvoor als 1 pakket kan worden ingeschreven. Een beheerder kan deze combi's aanmaken via Beheer, Combi's
  • Aan: men kan voor combi's inschrijven
  • Uit: men kan niet voor combi's inschrijven
• Combi keuze verplicht vóór keuze groep
  • Aan: een lid moet verplicht een combi kiezen vooraleer hij/zij een andere groep kan kiezen (bv handig bij verplichte keuze uit een aantal abonnementsformules)
  • Uit: een lid kan een groep kiezen vooraleer een combi te kiezen

E-mail notificaties na inschrijving¶

• "Inschrijving Ontvangen" e-mail aan leden en ouders
  • Aan: lid en gekoppelde ouder(s) krijgen een e-mail onmiddellijk na inschrijving voor een groep
  • Uit: lid en gekoppelde ouder(s) krijgen GEEN een e-mail onmiddellijk na inschrijving voor een groep Een mail kan ook later worden gestuurd:
    • Manueel
    • Bij gebruik van de inschrijvings status "automatische bevestiginsmails"
• "Inschrijving Ontvangen"
  • Hier bepaal je de tekst die in de "Inschrijving Ontvangen" e-mail staat
• "Stuur e-mail na elke inschrijving aan extra adressen"
  • Aan: Er worden na elke inschrijving ook mails gestuurd aan een of meerdere extra e-mail adressen
  • Uit: Er worden geen extra mails gestuurd na elke inschrijving Vul de lijst met extra e-mail adressen in door op de '...' te klikken en daarna te bewaren via 'Opslaan'

Inschrijving en registratie opties¶

• "Niet betaald = niet ingeschreven"
  • Aan: in deze mode is een inschrijving pas effectief na online betaling. Dit is een vrij restrictieve mode, doch levert het meeste zekerhied dat de vereniging het inschrijvingsgeld effectief ontvangt
  • Uit: een inschrijving wordt ook als inschrijving beschouwd, zelfs als ze nog niet betaald is (Default)
• "Toon prijzen tijdens inschrijving"
  • Aan: Prijzen zijn zichtbaar in het groepen selectie-vak tijdens de inschrijvingen
  • Uit: Prijzen zijn NIET zichtbaar in het groepen selectie-vak tijdens de inschrijvingen
• "lid of ouder kan opmerking ingeven bij inschrijving"
  • Aan: opmerkings veld is beschikbaar tijdens inschrijving
  • Uit: opmerkings veld is niet beschikbaar tijdens inschrijving
• Vraag land bij registratie
  • Aan: het land waar een lid woont wordt gevraagd bij registratie
  • Uit: land wordt niet gevraagd
• Postnummer & gemeente validatie
  • Aan: Tijdens registratie wordt voor Belgische adressen nagekeken of postnummer en gemeente geldig zijn (bij mekaar horen)
  • Uit: Geen check op postnummer en gemeente
• "URL Reglement, te aanvaarden bij inschrijving"
  • Geef hier de URL (universal resource locator) in waar het regelement van de school staat. Dit regelement dient dan via een vinkje aanvaard te worden bij inschrijving
• "URL prijslijst"
  • Geef hier de URL (universal resource locator) in waar de prijslijst te vinden is. Deze link wordt dan weergegeven tijdens inschrijving
• Info bij rekeningen: Geef hier een tekst in die zal verschijnen onder de te betalen rekeningen bv "Gelieve te betalen op rekening BE1234567890 met vermelding van bovenstaande REK referentie" of "Graag enkel online betalingen"
• "Info bij inschrijving"
  • Geef hier mogelijke extra info die de lid/ouder te zien krijgt tijdens de inschrijving, bv "Proefles is gratis" of "Kledij ... verplicht"

Beurtenkaarten¶

• "Beurtenkaarten verkoop geopend":
  • Aan: Beurtenkaarten (aangemaakt door een beheerder) zijn te koop
  • Uit: Beurtenkaarten zijn NIET te koop
• "Niet betaalde beurtenkaarten zijn reeds geldig":
  • Aan: Niet betaalde beurtenkaarten kunnen reeds gebruikt worden, dwz dat er ook automatisch een beurt wordt gebruikt bij registratie van aanwezigheden
  • Uit: Beurtenkaarten dienen betaald te zijn vooraleer ze kunnen worden gebruikt
• "Alle leden met beurtenkaart worden getoond bij opname aanwezigheden":
  • Aan: Bij opname van aanwezigheden in een groep, verschijnen ook de leden met een beurtenkaart voor die groep, die geen inschrijving hebben in die groep
  • Uit: Bij opname van aanwezigheden in een groep, verschijnen de leden die enkel een beurtenkaart hebben voor die groep, NIET. Je kan ze wel toevoegen via het '+' teken. Nadat ze eenmalig zijn toegevoegd zullen ze bij de volgende opname van aanwezigheden WEL vreschijnen
• "Beurtenkaart bruikbaar door familieleden":
  • Aan: Familieleden (zelfde adres of ouder-kind relatie) kunnen mekaars beurtenkaarten gebruiken
  • Uit: Elk lid heeft eigen beurtenkaart nodig

Meer info ivm de optie "Alle leden met beurtenkaart worden getoond bij opname aanwezigheden":

Aangezien het mogelijk is een beurtenkaart beschikbaar te stellen voor meer dan 1 groep (dit bepaal je als beheerder bij het aanmaken vd beurtenkaart), wordt een lid dat een beurtenkaart koopt NIET automatisch ingeschreven in die groep(en). Dit om te vermijden dat een lid in heel wat groepen komt te staan wat niet altijd wenselijk is.

Bij het opnemen van aanwezigheden in een groep worden standaard enkel de leden getoond met een INSCHRIJVING in die groep. Dus de leden met een beurtenkaart voor de groep, maar zonder inschrijving verschijnen NIET. Ze dienen eenmalig te worden toegevoegd via het '+' teken bij het opnemen van de aanwezigheden. Bij latere opname van aanwezigheden zal het lid wel verschijnen in de lijst.

Bij het aanzetten van deze optie wordt het dus eenvoudiger om aanwezigheden op te nemen van leden met beurtenkaart: gebruik van het '+' teken is dan niet meer nodig

Wanneer aanzetten?

Je kan dit best aanzetten als je beurtenkaarten gebruikt met slechts 1 of zeer weinig gekoppelde groepen.

Wanneer uitzetten?

Je kan dit best uitzetten als je beurtenkaarten gebruikt met vele gekoppelde groepen. Zoniet zullen er vele leden verschijnen bij het opnemen van aanwezigheden in die gekoppelde groepen.

E-mail notificatie: nog slechts 1 beurt op beurtenkaart¶

• E-mail notificatie bij laatste beurt op beurtenkaart:
  • Aan: Als een lid nog slechts 1 beurt op de beurtenkaart heeft wordt een e-mail notificatie gestuurd aan dit lid
  • Uit: Er worden geen e-mail notificaties gestuurd ivm aantal beurten op een beurtenkaart

Wat precies in de e-mail notificatie staat kan je bewerken via de kop "Nog 1 beurt op de beurtenkaart"

Reservaties¶

• Max aantal sessies te reserveren per danser/speler/lid per groep: wil je dat je leden meer dan 1 sessie op voorhand kunnen reserveren, pas dit dan hier aan
• Max aantal dagen vooraf te reserveren: Hoe lang op voorhand zijn sessies zichtbaar voor reservatie

• Tot wanneer mag men een reservatie voor een sessie annuleren? Je kan hier een tijdspanne instellen (uur en minuten) te rekenen vóór de start van de sessie waarbinnen men geen reservaties meer kan annuleren. Geef 0 uur en 0 minuten in voor geen beperking (men mag dan annuleren tot net voor de sessie)

• Wachtlijsten voor reservaties: zet dit AAN om bij volle sessie een wachtlijst aan te leggen. Je kan ook instellen hoeveel leden maximum op deze wachtlijst mogen komen.

• Stuur e-mail aan lid (& ouder) bij bevestiging of annulatie van reservatie:

  • Aan: Bij bevestiging of annulatie van een reservatie door een lid, ouder of beheerder wordt een e-mail gestuurd aan het lid (& eventuele ouders) met daarin de gegevens van de sessie waarvoor gereserveerd werd
  • Uit: Er wordt geen e-mail gestuurd bij het maken of wijzigen van een reservatie

• Toon enkel leden met reservatie bij registratie van aanwezigheden

  • Aan: Bij registratie van aanwezigheden worden enkel de leden met een reservatie getoond. Dit wil zeggen dat leden die een inschrijving hebben (voor de groep) of een beurtenkaart hebben (voor de groep) zonder reservatie (voor de sessie) niet worden getoond. Je kan steeds de knop gebuiken om leden toe te voegen bij het opnemen van de aanwezigheden.
  • Uit: Alle leden gerelateerd aan de groep (via inschrijving of beurtenkaart of reservatie) worden getoond bij het opnemen van de aanwezigheden

Events en Tickets¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Events & Tickets' actief is

Events¶

• Events staan open voor deelname
  • Aan: leden kunnen hun deelname aan events bevestigen
  • Uit: er is geen bevestiging van deelname aan events mogelijk

E-mail notificaties na bevestiging deelname event¶

• "Bevestiging deelname event" e-mail aan leden & ouder(s)
  • Aan: lid en gekoppelde ouder(s) krijgen een e-mail onmiddellijk na bevestiging van deelname aan event (vóór betaling)
  • Uit: lid en gekoppelde ouder(s) krijgen GEEN een e-mail onmiddellijk na bevestiging van deelname aan event
• "Deelname Event Bevestigd"
  • Hier bepaal je de tekst die in de "Deelname Event Bevestigd" e-mail staat
• "Stuur e-mail na bevestiging deelname event eveneens aan deze extra e-mail adressen"
  • Aan: Er worden na elke bevestiging van deelname aan een event ook mails gestuurd aan een of meerdere extra e-mail adressen
  • Uit: Er worden geen extra mails gestuurd na bevestiging deelname event Vul de lijst met extra e-mail adressen in door op de '...' te klikken en daarna te bewaren via 'Opslaan'

Ticket Verkoop¶

• Ticket verkoop open

  • Aan: De ticket verkoop is geopend, leden en ouders kunnen tickets kopen: Ze krijgen op hun home-pagina een knop te zien om tickets te kopen
  • Uit: Ticket verkoop is gesloten

• Gebruik kleurcode op tickets

  • Aan: Je kan per event (bij het bewerken van het event) een kleur kiezen die wordt gebruikt als achtergrond van de ticket hoofding. Hiermee kan je makkelijk tickets van verschillende events onderscheiden
  • Uit: Tickets hebben geen kleurcode per event

• Aantal beschikbare tickets zichtbaar voor leden / ouders

  • Aan: Leden & ouders (+ eventueel gasten) krijgen het aantal nog beschikbare tickets te zien vóór aankoop van de tickets
  • Uit: Aantal nog beschikbare tickets niet zichtbaar voor leden & ouders

• Gastgebruikers kunnen zich registreren en tickets kopen

  • Aan: Het is mogelijk voor niet leden ("gastgebruikers" rol) om een account aan te maken en tickets te kopen
  • Uit: Gastgebruikers kunnen zicht niet registreren noch tickets kopen

• Algemene Voorwaarden Ticket Verkoop

  • Hier kan je de algemene voorwaarden bewerken die men dient te aanvaarden bij de aankoop van tickets

Webshop¶

Hier kan je de webshop openen of sluiten, de algemene voorwaarden instellen , en de e-mail notificaties configureren.

Webshop¶

• Webshop verkoop geopend:
  • Aan: Webshop is geopden: de webshop is zichtbaar voor gebruikers, en verkoop is mogelijk
  • Uit: Webshop is geslote: de webshop is NIET zichtbaar voor gebruikers, en verkoop is NIET mogelijk
• Gastgebruikers hebben toegang tot de webshop:
  • Aan: externen (niet leden of ouders) kunnen een gast account maken (dit is een optie bij registratie), en deze gast account gebruiken om iets te kopen in de webshop
  • Uit: Gast accounts hebben geen toegang tot de webshop
  • Uit: Gast accounts hebben geen toegang tot de webshop
• Verkoop ook items waarvan de stock is uitgeput:
  • Aan: Items zonder stock worden toch nog aangeboden voor verkoop
  • Uit: Items zonder stock worden NIET aangeboden voor verkoop

Algemene Voorwaarden Webshop¶

Bewerk hier de algemene voorwaarden van je webshop. Deze zijn wettelijk verplicht! Kijk ze dus grondig na. Wat doe je bv met retour enz. Vul de template aan, bewaar hem en zet de algemene voorwaarden ter beschikking door de knop AAN te zetten.

E-mail notificaties na verkoop in de webshop¶

Hier kan je bepalen wie een e-mail krijgt bij een aankoop in de webshop (de koper krijgt steeds een e-mail). Hier kan je dus extra adressen toevoegen die eveneens een e-mail zullen krijgen: voeg een lijst e-mail adressen in, gescheiden door komma's

Media¶

Stel hier in of de video zone en/of de foto albums zichtbaar zijn voor gebruikers (leden, ouders, docenten).

MyWeb¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'MyWeb' actief is

MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek toegankelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.

Hier krijg je toegang tot de "MyWeb" beheer pagina, en bepaal je of je website ook publiek zichtbaar is (zonder aanmelden)

Financieel¶

Kortingen¶

• Korting vanaf 2e groep (€): Korting in € die wordt toegepast indien een lid voor een 2e groep (of meer) inschrijft binnen dezelfde periode
• Korting vanaf 3e, 4e, .., 10e groep: idem
• Familiekorting:
  • Aan: korting wordt verrekend bij elke inschrijving van een 2e lid van hetzelfde gezin (zelfde adres), voor een groep binnen dezelfde periode
  • Uit: korting wordt NIET verrekend wanneer een 2e lid van hetzelfde gezin (zelfde adres) inschrijft voor een groep binnen dezelfde periode
• Familiekorting max 1x toepassen per lid per periode:
  • Aan: Familiekorting wordt maximum 1x per lid en per periode toegepast, dwz bij inschrijving in meerdere groepen krijgt elk lid (vanaf het 2e familielid) maar 1x de familiekorting
  • Uit: De familiekorting wordt steeds toegepast op alle rekeningen, met uitzondering van de eerste, binnen een familie en binnen 1 periode. Maw een familie zal 1 rekening zonder korting krijgen, en daarna steeds familiekorting.
• Kortingen kunnen per groep worden geactiveerd:
  • Aan: Je kan per groep instellen of die wordt meegerekend bij het berekenen van de kortingen (2e groep, 3e groep, familiekorting etc). Dit kan je doen bij het bewerken van de groep ("Kortingen van toepassing") of vanuit het groepen overzicht: selecteer 1 of meer groepen en klik "Selectie -> Kortingen AAN of UIT"
  • Uit: Alle groepen tellen mee voor de berekening van de kortingen
• Korting ook van toepassing bij Combi's + groep:
  • Aan: korting wordt ook verrekend wanneer een lid inschrijft voor een groep EN voor een combi formule, binnen dezelfde periode
  • Uit: korting wordt NIET verrekend wanneer een lid inschrijft voor een groep EN voor een combi formule, binnen dezelfde periode
• Korting ook van toepassing bij betaling in 2 delen:
  • Aan: korting wordt ook verrekend indien iemand kiest om te betalen in 2 delen. De korting in € wordt toegekend op het 2e deel. Bij korting in % wordt dit percentage berekend op het totaal bedrag van de 2 delen.
  • Uit: korting wordt NIET verrekend wanneer iemand kiest om te betalen in 2 delen
• Korting codes
  • Aan: Korting codes kunnen aangemaakt worden door een beheerder (zie Financieel / Korting codes)
  • Uit: Korting codes zijn niet actief
• UiT in Vlaanderen!:
  • Aan: Korting via de "UiT in Vlaanderen!" kaart is beschikbaar. Onder het winkelwagentje verschijn het "UiT in Vlaanderen!" logo. Een lid of ouder kan hierop klikken en de code van zijn/haar UiT-pas nummer ingeven. Er wordt een rekening met waarde 0€ aangemaakt en een e-mail wordt naar de school beheerder gestuurd. Deze kan het nummer valideren, en de rekening manueel aanpassen
  • Uit: Korting via de "UiT in Vlaanderen!" is niet actief
• Gezinsbond:
  • Aan: Korting via de Gezinsbond is beschikbaar. Onder het winkelwagentje verschijn het "Gezinsbond" logo. Een lid of ouder kan hierop klikken en zijn/haar Gezinsbond nummer ingeven. Er wordt een rekening met waarde 0€ aangemaakt en een e-mail wordt naar de school beheerder gestuurd. Deze kan het nummer valideren, en de rekening manueel aanpassen
  • Uit: Korting via de Gezinsbond is niet actief
• Automatisch verrekenen van tegoeden:
  • Aan: Een toegekend tegoed (negatieve rekening) uit een actieve periode wordt automatisch verrekend met een openstaande rekening. Er wordt elke nacht een check uitgevoerd om eventueel nieuwe tegoeden te verrekenen met openstaande rekeningen. Tegoeden uit een gearchiveerde periode worden niet gebruikt, deze zijn "vervallen".
  • Uit: Een toegekend tegoed blijft open staan tot dit wordt gecompenseerd met een online betaling of tot een beheerder dit als 'betaald' markeert

Kosten aanrekenen¶

• Vaste kost aan te rekenen per periode: voeg hier bv een verzekeringskost in die je doorrekent aan je leden. Per periode wordt dit bedrag eenmalig aan hun rekening toegevoegd. Indien het veld voor -18 jarigen (hieronder) is ingevuld, dan is dit veld "Vaste kost aan te rekenen per periode" enkel van toepassing voor +18 jarigen
• Vaste kost aan te rekenen per periode, voor -18 jarigen: Indien -18 jarigen een verschillende vaste kost hebben (bv verzekering via DSV) dan kan je die hier inbrengen. Indien voor iedereen dezelfde vaste kost geldt, dan mag dit '0' blijven
• Beschrijving vaste kost per periode: Geef hier uitleg naar je leden toe ivm deze kost (zoals hij op hun rekening zal verschijnen)
• Vaste kost ook van toepassing voor beurtenkaarten
  • Aan: Bij aankoop van een beurtenkaart komt de vaste kost per periode eveneens op de rekening
  • Uit: Er wordt geen rekening gehouden met beurtenkaarten voor het aanrekenen van de vaste kost per periode
• Standaard prijs voor een groep: Bij het aanmaken van een nieuwe groep wordt dit bedrag gebruikt als de prijs voor de groep. Uiteraard kan je dit wijzigen per groep.

Betaalmethodes¶

Hier kies je hoe je betaald wil worden. De opties die je aanzet, worden getoond aan je leden & ouders, onder de te betalen rekeningen.

Niet vergeten! 
Geef je bankrekening nummer (IBAN) in bij "Opties bij betalingen", ietsje lager in hetzelfde scherm

• Online betalingen
  • Aan: Online betalingen zijn mogelijk (kosten worden aangerekend: 2,0% op het te betalen bedrag met een minimum van 0,5€ per transactie)
  • Uit: Online betalingen zijn NIET mogelijk
• Cash
  • Aan: Je geeft aan ook cash betalingen te ontvangen
  • Uit: Je geeft aan geen cash betalingen te ontvangen
• Overschrijving
  • Aan: Je geeft aan ook overschrijvingen te aanvaarden
  • Uit: Je geeft aan geen overschrijvingen te aanvaarden

"Toelichting": Geef hier een tekstje in dat aangeeft hoe je betaald wil worden. Bv "Wij aanvaarden online betalingen en overschrijvingen. Bij overschrijving, gelieve het REF nummer van de betaalde rekeningen mee te geven als opmerking"

Opmerking: Voor de webshop en ticket verkoop zijn online betalingen vereist

Opties bij betalingen¶

• "Niet betaald = niet ingeschreven"
  • Aan: in deze mode is een inschrijving pas effectief na online betaling. Dit is een vrij restrictieve mode, doch levert het meeste zekerhied dat de vereniging het inschrijvingsgeld effectief ontvangt
  • Uit: een inschrijving wordt ook als inschrijving beschouwd, zelfs als ze nog niet betaald is (Default)
• "Niet betaald = niet gereserveerd"
  • Aan: in deze mode is een reservatie pas effectief na online betaling. Na reservatie wordt een lid onmiddellijk naar de betaling geleid
  • Uit: een reservatie wordt ook als reservatie beschouwd, zelfs als ze nog niet betaald is
• Betaling in 2 delen mogelijk:
  • Aan: een inschrijving voor een groep kan worden betaald in 2x. Een beheerder kan in dit geval in de groep 2 verschillende bedragen ingeven: bv. betaling in 1x = 100€, betaling in 2x = 55€ + 55€ (zie "Groep, kies een groep, Bewerk, Prijs bij betaling in twee delen" voor meer info)
  • Uit: een inschrijving voor een groep kan NIET worden betaald in 2x
• Toon gearchiveerde maar onbetaalde rekeningen:
  • Aan: onbetaalde rekeningen blijven zichtbaar, ook al is de periode waaraan de rekeningen gekoppeld zijn reeds gearchiveerd. Dit geldt niet voor tegoeden (die zijn dus NIET zichtbaar als de periode waarbij ze horen is gearchiveerd, ze zijn zgn "vervallen")
  • Uit: onbetaalde rekeningen worden verborgen zodra de periode waaraan de rekeningen gekoppeld zijn wordt gearchiveerd
• Bankrekening
  • Geef hier het IBAN bankrekeningnummer van de vereniging, waarop de online betalingen en overschrijvingen mogen worden doorgestort

Betaalbewijs¶

• Betaalbewijs downloadbaar:
  • Aan: leden, ouders en beheerders kunnen een betaalbewijs downloaden per lid. Dit formulier komt dan beschikbaar in het scherm "Rekening overzicht" (per lid)
  • Uit: betaalbewijs niet beshcikbaar

Hier kan je ook de template voor het betaalbewijs bewerken, en een voorbeeld downloaden

Branding¶

Opmerking: Enkel zichtbaar indien de module 'Branding' actief is

Site kleuren¶

Hier kan een beheerder de thema kleuren van de site wijzigen.

• Activeer theme kleuren voor alle gebruikers: Als dit uit staat worden de standaard kleuren gebruikt. Als dit aan staat worden de gekozen kleuren gebruikt

Volgende kleurcombinaties leveren mooie resultaten:

• Kies als primaire kleur een eerder donkere kleur
• Kies als secundaire kleur een lichtere tint van de hoofdkleur of een goed contrasterende andere kleur, evenees niet te licht

School logo¶

Hier kan je het school logo instellen. Sleep een logo naar het venster of klik in het logo vak, kies een logo en klik "Bewaren" (Max 5MB).

Dit logo wordt gebruikt in uitnodigingsmails en in het formulier voor de ziekteverzekering.

Achtergrond login scherm¶

Hier stel je de achtergrond voor get login (aanmelden) scherm in

Sleep een foto naar het venster of klik in het logo vak, kies een logo en klik "Bewaren" (Max 5MB).

Kies best een foto die aan de rechterkant mag overlapt worden door de balk voor het aanmelden. Naarmate de schermafmetingen groter zijn zal de foto meer zichtbaar zijn.

Achtergrond foto's¶

Via "Kies achtergrond foto's" kan je eigen foto's instellen als achtergrond.

Hoe werkt dit?

• Maak een google foto album aan (via https://photos.google.com)
• Haal de link op: Binnen google foto's: Klik op "Album delen" / "Link maken"
• Ga naar SwingIT Instellingen / Branding en klik op "Kies achtergrond foto's"
• Plak hier de link

En zet de foto's aan via "Achtergrond foto's gebruiken"

Je kan ze ook "animeren" met de optie "Achtergrond foto's geanimeerd". Dwz dat de foto's -zoals in een fotoalbum- mekaar automatisch opvolgen.

Modules¶

Opmerking: Afhankelijk van je SwingIT abonnement zijn hier andere modules zichtbaar

Hier kunnen enkele modules worden ingeschakeld die invloed hebben op verscheidene plaatsen in de SwingIT software.

• Inschrijving voor groepen via de "stepper"
  • Aan: Leden schrijven in via de "stepper". Die is een eenvoudig 4 stappen proces:

    1. Wie schrijf je in
    2. Voor welke groep (of combi) schrijf je in
    3. Keuze van enkele opties
    4. Bevestigen en ga naar betaling
    - Uit: Leden schrijven in via het (oude) systeem met een drop down box
    

Het gebruik van de stepper biedt ook de functie om vanuit de (publieke) groepenlijst in te schrijven. Hierdoor hoeft de gebruiker niet via het home scherm te passeren voor inschrijving, wat meer gebruiksvriendelijk is.

Zie ook deze info pagina met screenshots

• Docenten

  • Aan: Het "Docenten" menu is zichtbaar
  • Uit: Het "Docenten" menu is niet zichtbaar

• Assistent docent voor groepen

  • Aan: Mogelijkheid tot het ingeven van een of meerdere assistent docenten per groep
  • Uit: geen assistent docenten

Je kan een onderscheid maken tussen docenten en assistent docenten bv als ze een verschillend loon hebben. Bij de docenten prestaties zie je of een bepaalde docent als "docent" of als "assistent docent" les geeft aan een bepaalde groep.

• Aanwezigheden
  • Aan: Aanwezigheden van leden in lessen kunnen worden ingegeven en opgevolgd
  • Uit: Aanwezigheden van leden in lessen kunnen NIET worden ingegeven en opgevolgd
• Locaties van groepen
  • Aan: per groep wordt er een locatie bijgehouden waar de lessen plaatsvinden
  • Uit: er wordt geen gebruik gemaakt van locaties
• Groepen met partner
  • Aan: een beheerder kan per groep kiezen op een partner wordt gevraagd bij inschrijving
  • Uit: er wordt geen gebruik gemaakt van partners
• Ondersteuning voor Events (bv kampen, shows, met eventuele ticket verkoop)
  • Aan: Events en tickets zijn beschikbaar
  • Uit: Events en tickets zijn niet beschikbaar

• DRIVE voor Events (bv kampen, shows, met eventuele ticket verkoop)

  • Aan: De DRIVE is beschikbaar om documenten op te slaan (10GB)
  • Uit: De DRIVE is niet beschikbaar Beheerders hebben altijd toegang tot de drive. Aan docenten of leden kan ook teogang verschaft worden (Zie RECHTEN)

• Aanmelden met Facebook mogelijk

  • Aan: het is mogelijk aan te melden met Facebook gebruikersnaam & wachtwoord. Dit is een interessante optie aangezien men op deze manier zonder e-mail bevestiginsstap kan aanmelden op je site. De bestaande Facewbook gebuikersnaam en wachtwoord volstaan. Dit vereenvoudigt de registratie aanzienlijk.

    Opmerking: Niet beschikbaar voor "free" en "starter" accounts
    
    Opmerking: Dit vereist bepaalde instellingen op de server. Contacteer support@swingit.be voor meer info
    

  • Uit: Het is niet mogelijk aan te melden met Facebook gebruikersnaam & wachtwoord

• Video zone

  • Aan: Video zone is beschikbaar. Dat wil niet noodzakelijk zeggen dat deze zichtbaar is voor leden. Zie Instellingen / Media.
  • Uit: Video zone is niet beschikbaar

• Foto albums

  • Aan: Foto albums zijn beschikbaar. Dat wil niet noodzakelijk zeggen dat deze zichtbaar zijn voor leden. Zie Instellingen / Media.
  • Uit: Foto albums zijn niet beschikbaar

• Danssport Vlaanderen leden synchronisatie

  • Indien je bent aangesloten bij Danssport Vlaanderen (DSV) kan je dit aanzetten
  • Je leden kunnen dan automatisch gesynchroniseerd worden met DSV

Meer info: zie deze info pagina

• Profiel beheerder rol

  • Aan: Profiel beheerder rol is beschikbaar. Hiermee kan een lid een ander lid beheren zonder een ouder/kind relatie.
  • Uit: Profiel beheerder rol niet beschikbaar

• Club naam zoals gekend bij Danssport Vlaanderen

  • Om leden te kunnen exporteren vanuit SwingIT en importeren bij Danssport Vlaanderen dient je clubnaam correct te worden gebruikt in de lijst. Het is echter mogelijk dat de clubnaam die je gebruikt binnen SwingIT (die links bovenaan staat) niet overeenkomt met de clubnaam zoals gekend bij Danssport Vlaanderen. Vul daarom hier de clubnaam in zoals gekend bij Danssport Vlaanderen, deze wordt gebruikt voor de export van de ledenlijst.

• Week overzicht

  • Aan: Week overzicht is zichtbaar op de home pagina. Het weekoverzicht is niet te verwarren met de kalender. Het weekoverzicht hangt niet vast aan een bepaalde datum, maar is het generieke overzicht van "een" week. De kalender daarentegen werkt met specifieke data.
  • Uit: Week overzicht is zichtbaar op de home pagina

Ziekteverzekering¶

• Formulier ziekteverzekering beschikbaar stellen voor dansers/spelers/leden die betaald hebben. Zij downloaden het formulier, en dienen het in bij hun mutualiteit.
  • Aan: Formulier ziekteverzekering wordt automatisch aangemaakt en ter beschikking gesteld van de leden. Ze krijgen hun hoogst betaalde bedrag van de lopende periode te zien op hun formulier.
  • Uit: Formulier ziekteverzekering niet beschikbaar

Niet vergeten!

Vul de nodige gegevens van je school in in de voorziene vakken onder Instellingen / Algemeen Stel daar ook de handtekening van de verantwoordelijke van de school in, in het daarvoor voorziene vak.

Je kan het fomulier indien nodig bewerken, maar het standaard formulier wordt aanvaard door alle ziektefondsen.

GDPR¶

Stel hier je privacy verklaring in en maak ze zichtbaar aan je leden. De leden krijgen deze link te zien bij registratie.

BELANGRIJK!

• U vindt de privacyverklaring bij Instellingen / GDPR
• De privacy verklaring die wij je meegeven is een voorbeeld. U dient dit zelf aan te passen aan de noden.

WAT DOE JE ZELF?

• Ga naar Instellingen / GDPR
• Bewerk de privacy verklaring (Klik op de knop "Privacy verklaring" met het pennetje)
• Lees alles na
• Pas de tekst aan, volgens je eigen omstandigheden. Pas minstens de rood gemarkeerde delen aan.
• Indien je zelf velden hebt bijgemaakt (via "velden op maat"), voeg deze dan toe bij de lijst van persoonsgegevens die worden verzameld
• Bewaar de tekst
• Klik dan op "Privacy verklaring publiek zichtbaar"

Klaar!

Bij vragen: stuur een mailtje aan support@swingit.be, wij helpen je graag verder.

Rechten¶

Opmerking: Afhankelijk van je SwingIT abonnement is deze module mogelijk niet zichtbaar

Hier kan je geavanceerde rechten instellen voor docenten:

• Docent ziet privé info van leden van eigen groepen
• Docent ziet privé info van leden van andere docenten
• Docent heeft toegang tot beknopte betalingsstatus (betaald / niet betaald) van leden
• Docent heeft toegang tot gedetailleerde betalingsstatus van leden (kan de bedragen zien)
• Docent heeft toegang tot groepen van andere docenten (ledenlijst)
• Docent kan eigen groepen SMS sturen

• Docent kan eigen groepen e-mail sturen (mail komt van e-mail adres van de docent)

  Opmerking: Onder "privé info" verstaan we: adres, vaste telefoon, mobiel nr & geboortedatum

  Opmerking: Als veiligheidsmaatregel is het noodnummer van een lid altijd zichtbaar voor alle docenten

Indien de "DRIVE" module actief is, kan je hier instellen voor wie de DRIVE zichtbaar is (in het linkermenu):

• Leden hebben toegang tot de DRIVE
  • Aan: De DRIVE is zichtbaar voor leden (lees rechten, geen schrijf rechten). De leden kunnen de drive doorbladeren en alle bestanden bekijken waarvoor ze de rechten hebben gekregen.
  • Uit: De DRIVE is niet zichtbaar voor leden. Bestanden waarvoor leden de rechten hebben gekregen kunnen wel via een rechtstreekse link worden bekeken.
• Docenten hebben toegang tot de DRIVE
  • Aan: De DRIVE is zichtbaar voor docenten (lees rechten, geen schrijf rechten). De docenten kunnen de drive doorbladeren en alle bestanden bekijken waarvoor ze de rechten hebben gekregen.
  • Uit: De DRIVE is niet zichtbaar voor docenten. Bestanden waarvoor leden de rechten hebben gekregen kunnen wel via een rechtstreekse link worden bekeken.

Indien de "kalender" module actief is, kan je hier instellen wie de kalender kan zien:

• Kalender publiek zichtbaar
  • Aan: De kalender is voor publiek, dus voor iedereen zichtbaar, dwz voor beheerders, docenten, leden, ouders en externen (ook niet aangemeld)
  • Uit: De kalender is enkel zichtbaar voor beheerders en docenten

Algemeen¶

Vul de nodige gegevens van je school in in de voorziene vakken (Verantwoordelijke van de school & School adres)

Stel de handtekening van de verantwoordelijke van de school in, in het daarvoor voorziene vak. (Scan of fotografeer deze handtekening eerst, bij voldoende licht)

Deze gegevens worden gebruikt voor het formulier ziekteverzekering, en voor het betaalbewijs.

---

Verloop van een "periode"¶

Hier beschrijven we het typisch verloop van een periode: voorbereiding, inschrijving, opvolging, afsluiting. Hoe ziet een periode eruit en hoe wordt SwingIT daarbij gebruikt?

Voorbereiding¶

• Sluit de inschrijvingen (Instellingen, Inschrijvingen: UIT) van de vorige periode
• Communiceer aan je leden dat er electronisch wordt ingeschreven
• Deel de link naar je SwingIT site mee aan je leden en aan potentieel nieuwe leden

Hulp voor de eindgebruiker bij registratie en inschrijven¶

Er is een pagina met hulp ter beschikking voor de eindgebruikers. De link naar deze pagina kan je vinden bij de Instellingen / Inschrijvingen (Net boven de sectie "Wie kan waarvoor inschrijven")

Periode aanmaken¶

Maak een nieuwe periode aan (Beheer, periodes)

Docenten aanmaken¶

Indien de docenten nog niet bestaan vanuit een vorige periode, maak je deze aan: Docenten, '+' onderaan het scherm

Groepen aanmaken¶

Definitie van de groepen

• Maak je nieuwe groepen aan: kies de namen van de groepen
• Kies voor elke groep de min & max leeftijd (zie FAQ)
• Bepaal de prijzen van de groepen
• Stel indien nodig voor je groepen een "korte naam" in, zo zijn de namen korter in de kalender

Optioneel: voor het combineren van groepen in een pakket naar de lid toe - Maak "Combi's" aan (Zie Beheer, Combi's)

Groepen kopieren¶

Heb je reeds een vorige periode in SwingIT beheerd, dan kan je groepen kopieren vanuit een vorige periode naar een nieuwe periode.

Dat doe je als volgt:

• Ga naar het groepen overzicht
• Selecteer de groepen die je wil kopieren
• Klik "Selectie / Kopieer naar periode ..."
• Kies de nieuwe periode
• Indien je met leeftijdscategorien werkt, kan je de leeftijdsgrenzen automatisch een jaar "opschuiven" zodat je dat niet manueel hoeft te doen. Kies hiervoor de optie "Bij geboortedata 1 jaar bijtellen".
• Klik "Bevestigen"

Opmerkingen:

• Enkel de groep gegevens zelf (bv naam, locatie, docent, ...) worden gekopieerd, geen leden of inschrijvingen. Dwz de nieuwe groepen zijn "leeg".
• Een nieuwe groep neemt start en eind datum over van de nieuwe periode, die kan je manueel per groep aanpassen indien nodig

Inschrijvingen¶

Openen van de inschrijvingen¶

• Nu de periode en de groepen klaar zijn kunnen de inschrijvingen worden geopend (Beheer, Instellingen, Inschrijvingen AAN)
• Je kan de leden hulp bieden bij het registreren en inschrijven: er is een HELP pagina ter beeschikking voor hen (zie )
• Vanaf nu kunnen leden inschrijven
• Wie krijgt een e-mail notificatie bij inschrijving? Zie Instellingen, Inschrijvingen, E-mail notificatie na inschrijving
• Wil je een bepaalde groep als uitzondering NIET openzetten voor inschrijving, dan kan dit door de groep te zoeken, bewerken, "verberg voor externe inschrijving", bewaren

Behandelen van de inschrijvingen¶

• De nieuwe inschrijvingen komen binnen
• Afhankelijk van je instellingen krijgt de beheerder of anderen een e-mail per inschrijving (Beheer, Instellingen, )
• Je kan de status van de inschrijvingen aanpassen via het beheer scherm (groepen overzicht)
• Je kan leden van groep switchen indien nodig

Betalingen opvolgen¶

• De leden krijgen hun te betalen rekeningen te zien
• Betalingen worden overgemaakt of online uitgevoerd
• Bij online betalingen wordt de betalingsstatus volledig automatisch aangepast
• Bij overschrijving: Pas de status van de betalingen aan zodra ze binnen komen (betaald / niet betaald)
• Stuur (semi automatisch) gepersonaliserde aanmaningsmails

Gedurende de periode¶

Aanwezigheden¶

Aanwezigheden worden opgevolgd door de docenten die per les een aanwezigheidsformulier invullen.

Ook aanwezigheden van docenten kunnen worden doorgegegeven. Hun prestaties zijn dan op te volgen onder Docenten / Prestaties

Communicatie¶

Indien je groepen of individuele leden wenst te mailen of SMS-en dat kan dat via de groep of individuele leden pagina (onderaa SMS/E-mail)

Statistieken¶

Gebruik de statistieken uit het beheer-scherm om je vereniging te beheren, om de externe communicatie te verzorgen en voor het verkrijgen van subsidies.

Afsluiten periode¶

Sluit de periode af door te archiveren (Beheer / Periodes / Kies periode / Bewerk / Archiveer) De groepen die deel uitmaken van deze periode zullen niet meer open staan voor inschrijving.

---

Rekening overzicht van een lid¶

Van elk lid ken je het rekeningoverzicht (betaalde en onbetaale rekeningen) bekijken:

• Zoek het lid op (eventueel via het zoekvak)
• Klik op het lid, je ziet nu de gegevens van het lid (naam, voornaam, geboortedatum, telefoon etc)
• Scroll naar beneden, en klik op "Rekening overzicht"

Als BEHEERDER¶

Als BEHEERDER zie je hier het volgende: - Rekeningen die bij een ACTIEVE (of PLANNING) periode horen (betaald en niet betaald) - Rekeningen die niet bij een periode horen (bv webshop aankoop)

Volgende rekeningen worden NIET getoond: - Rekeningen voor "betaling in 2x, deel 2" van een periode waarvoor de datum van betaling 2e deel (zie beheer van de periode) nog niet verstreken is - Rekeningen die horen bij een GEARCHIVEERDE periode

OPTIONEEL
Indien de optie "Toon gearchiveerde maar onbetaalde rekeningen" AAN staat  (bij Instellingen / Financieel / Betalingen), dan worden onbetaalde rekeningen uit GEARCHIVEERDE periodes WEL getoond

Als LID of OUDER¶

Als LID of OUDER zie je hier het volgende: - Rekeningen die bij een ACTIEVE periode horen (betaald en niet betaald) - Rekeningen die niet bij een periode horen (bv webshop aankoop) die minder dan een jaar oud zijn

Volgende rekeningen worden NIET getoond: - Betaalde rekeningen, ouder dan een jaar

OPTIONEEL
Indien de optie "Toon gearchiveerde maar onbetaalde rekeningen" AAN staat  (bij Instellingen / Financieel / Betalingen), dan worden onbetaalde rekeningen uit GEARCHIVEERDE periodes WEL getoond

---

Stepper¶

De "Stepper" module laat inschrijvingen voor groepen verlopen in 4 eenvoudige stappen:

1. Wie schrijf je in (een lid kan enkel zichzelf kiezen, een ouder zijn kinderen, een beheerder gelijk welk lid)
2. Voor welke groep schrijf je dit lid in (of voor welke combi als je combi's gebruikt)
3. Opties (bv proefles, eachtlijst, ...)
4. Bevestigen en naar betaling

Na bevestiging wordt de gebruiker naar online betaling geleid (als die wordt gebruikt)

De stepper laat ook toe om vanuit het groepen overzicht, of vanuit het scherm van 1 groep een inschrijving te doen.

---

Kalender-details¶

SwingIT gebruikt een eigen kalender applicatie om de planning en afspraken van je groepen bij te houden.

Er zijn 3 type events in de kalender¶

Events¶

Events zoals shows, kampen, etc beheer je onder "Events" in het linker menu. Deze events kan je in de kalender laten verschijnen door het event te bewerken en dan te kiezen voor "Zichtbaar in kalender"

De events zijn in de kalender zichtbaar voor iedereen.

Groep sessies¶

Een groep sessie is een oefenmoment voor een groep op een bepaalde datum / tijd. Typisch heeft een groep een wekelijks oefenmoment. Dat stel je in via het bewerken van de groep. Je kiest als "Herhaling" voor "Wekelijks" en kiest de weekdag en het tijdstip.

Omdat een groep gelinkt is aan een periode (start en eind datum), is daardoor bepaald van welke start datum en tot welke eind datum de groep sessies plaatsvinden.

Samengevat:

• Vul een start en einddatum in voor je periode: Beheer - Periods - Kies een periode - Bewerk
• Vul de dagen/uren in per groep: Groepen - Kies een groep - Bewerk: Kies de juiste periode, Kies herhaling = wekelijks, kies tijdstip & weekdag

Aan de hand van deze gegevens plaatst SwingIT de groep sessies automatisch in de kalender.

Wil je afwijken van het wekelijks stramien voor de groep sessies, bewerk dan de groep en kies bij "Herhaling" niet "Wekelijks" maar "Zie kalender". Je kan dan in de kalender de sessies voor die groep manueel aanmaken. Dit kan sessie per sessie of ook eventueel met een herhalend patroon.

De groep sessies zijn in de persoonllijke kalender zichtbaar voor de leden van die groep.

Globale kalender events¶

Globale events zijn niet gelinkt aan groepen of events. Globale events dienen bv om verlof of feestdagen aan te geven.

Globale kalender events zijn zichtbaar voor iedereen.

Groep "korte naam"¶

Omdat de groep namen soms lang kunnen zijn en deze dan in de kalender niet zo duidelijk overkomen kan je per groep een "korte naam" instellen. Deze voeg je toe bij het bewerken van een groep (Groepen - Kies een groep - Bewerk)

Kleuren in de kalender¶

Globale events hebben een vaste kleur (grijs)

De groep sessies zijn blauw of hebben de kleur van hun locatie. Je kan per locatie een kleur instellen (Beheer / Locaties).

Gebruik van de kalender buiten SwingIT¶

Je kan je kalender ook buiten SwingIT gebruiken bv op je smartphone:

Ga naar de kalender en klik rechts onderaan "Abonneer je op deze kalender"

Je zal een vraag te zien krijgen of de kalender mag worden geopend. Je kan de kalender dan opnenen in je eigen kalender applicatie (bv op smartphone). De kalender komt zichtbaar en wordt automatisch gesynchroniseerd.

Je kalender tonen op een andere website¶

Je kan je kalender tonen op een andere website.

Gebruik hiervoor volgende HTML code: (vervang door het webadres van je site! Voor STARTERS: voeg ook het nummer van je site toe aub bv "starter.swingit.be/s123")

<iframe src="https://<MIJN_SWINGIT_SITE>/swingit/calendar?iframe=1" style="border: 0" width="800" height="600" frameborder="0" scrolling="no"></iframe>

Of gebruik rechtstreeks volgende link:

https://<MIJN_SWINGIT_SITE>/swingit/calendar?iframe=1

---

Ticket Verkoop¶

Je kan via SwingIT genummerde of ongenummerde ticketverkoop organiseren voor events

Hoe gaat dit in zijn werk?

Event Type¶

Om de events te kunnen groeperen, bestaat het "Event Type". Dit is dus niets meer dan een algemene naam voor een groep van events (bv "Kamp" of "Show").

Maak een Event Type aan:

• "Events" -> "Event Types"

Mogelijk staat hier reeds een of meerdere Event Types. Wil je een nieuw Event Type bijmaken:

• Klik "+" (onderaan)
• Geef een naam (bv. "Kamp" of "Voorstelling"), en periode in.
• Bij "Intro tekst voor deelnemers" kan je wat informatie geven aan de leden. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan een Event van dit Event Type. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Dit veld is niet verplicht. Je kan ook info per Event meegeven, zie hieronder "Event"
• Bewaren

Event¶

Nu kan voor dit Event Type een Event worden gemaakt

• "Events" -> "Overzicht"

• "Event +" (Onderaan)

• Kies het Event Type (bv Kamp) dat je hierboven gemaakt hebt

• Geef de naam van het Event (bv "zomerkamp")
• Kies datum & uur
• Optie "Kies deelnemende groepen": hiermee kan je een event linken aan een of meerdere groepen. Wil je meerdere groepen selecteren, gebruik dan SHIFT-klik of CTRL-klik (of CMD-klik op Mac)
• Optie "Deelname gebaseerd op leeftijd": hiermee kan je leeftijdsgrenzen instellen voor de deelnemers:
  • "Geboren na": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn NA deze datum (niet inclusief)
  • "Geboren vóór": Leden kunnen deelnemen als ze geboren zijn VOOR deze datum (niet inclusief)
• Optie "leden dienen hun deelname te bevestigen": hiermee vraag je de leden van de deelnemende groepen (zie hierboven), of alle leden (indien je geen deelnemende groepen hebt geselecteerd) expliciet om hun deelname te bevestigen. Dwz, zij krijgen op hun home pagina een uitnodiging om deel te nemen. Je kan een maximum aantal deelnemers instellen. Als dit maximum is bereikt krijgen potentiele deelnemers geen uitnodiging meer te zien.
  • Indien deelname dient te worden bevestigd, dan kan je daar ook een prijs voor vragen. Geef de "prijs voor deelname" in. Deze prijs voor deelname is NIET de ticketprijs voor toeschouwers maar een eventuele prijs die de deelnemers dienen te betalen. Als dit niet van toepassing is, laat dan 0 staan.
• Ticket Verkoop: Je kan gunummerde of ongenummerde tickets verkopen bij een Event. Hiervoor dien je eerst een zaalplan aan te maken (zie verder: Zaalplan)
• Extra's: Je kan bij een Event extra producten of diensten aanbieden (al dan niet tegen betaling). Hiervoor dien je eerst deze producten aan te maken via "Events" -> "Extra's"
• "Intro tekst voor deelnemers": Hier kan je wat informatie geven aan de leden ivm dit Event. Zij zien deze info bij bevestiging deelname aan dit Event. Deze tekst is niet zichtbaar bij de ticket verkoop. Je kan hier ook de GDPR in orde brengen door bv te schrijven "Je geeft toestemming voor het maken van film- en fotomateriaal tijdens de voorbereidingen en de events zelf. Dit materiaal kan als promotiemateriaal gebruikt worden." Let op! Voor close ups en distributie op sociale media heb je meer expliciete toestemming nodig.
• Bewaren

Opmerking: De opties "Kies deelnemende groepen" en "Deelname gebaseerd op leeftijd" kunnen niet tesamen gebruikt worden

Locatie¶

Indien de locatie voor de show/event nog niet bestaat: maak een locatie aan

• Beheer -> Locaties -> +
• Vul de naam en het adres in (wordt gebruikt om in google maps de ligging aan te duiden)

Zaalplan¶

Maak nu een zaalplan aan:

• "Events" -> Zaalplannen -> +
• Geef het zaalplan een naam, bv "Lotto Arena", en kies de locatie
• Indien je met genummerde tickets werkt:
• Kruis het vakje "Genummerde plaatsen" aan. Genummerde ticket verkoop gaat steeds gepaard met online betalingen.
• Upload je zaalplan: dit is een excel bestand dat benaming en plaats van de stoelen aangeeft.
• Een voorbeeld van dergelijke excel file kan je hier vinden
• Voor hulp bij het aanmaken van je eerste excel zaalplan, stuur een mailtje aan support@swingit.be Wij helpen je daarmee graag verder.

Event¶

Maak nu een event aan:

• "Events" -> +
• Kies de Show, en geef het event een naam, bv "Event A"
• Kies het zaalplan en vul datum & uur in
• Je kan hier ook één of meerdere betrokken groepen aanduiden. Zo weet SwingIT welke leden betrekken zijn bij dit event en kunnen we opvolgen wie reeds tickets bestelde voor "zijn" event, en wie nog niet. Er kunnen dan ook herinneringsmails worden verstuurd.
• Vul de stoelprijs en de prijs voor deelname in
  • Prijs voor deelname: zie ook hierboven bij de "show". Door hier een andere prijs in te vullen kan je verschillende prijzen voor deelname gebruiken voor verschillende events. Indien je hier 0 laat staan, wordt de prijs voor deelname van de show gebruikt
  • Max aantal deelnemers: hiermee kan je het aantal deelnemers aan het event beperken. Als er geen maximum van toepassing is gebruik dan "0"
  • Bij "Extra info" vult u praktische info aan die de deelnemers te zien krijgen net voor ze de deelname bevestigen aan deze event.

Max aantal tickets per lid¶

Ivm ticket verkoop en max aantal tickets per lid:

In een event type kan je max aantal tickets per lid (incl familie) specifieren, op voorwaarde dat de deelnemende groepen bekend zijn. Je kan ook een max aantal tickets specifieren in de events zelf. Je kan beide echter niet combineren. Dwz als je een max aantal tickets per lid wil instellen, dan doe je dit op event type niveau OF op event niveau.

Specifieer je dit op even type niveau, dan geef je een maximum aan over alle events heen.

Bv Event type "Kerstshow" heeft 2 events "Show 15u" en "Show 20". Je duidt de deelnemende groepen aan bij het bewerken van de events.

Indien je als max aantal tickets 4 instelt op niveau van het event type "Kerstshow", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 4 tickets verdelen over de 2 shows.

Indien je als max aantal tickets 3 instelt op niveau van het event "Kerstshow 15u", dan kan elk lid (of een van hun ouders) max 3 tickets kopen voor dee show.

Ticket verkoop openen¶

Je kan nu de ticketverkoop openen: "Instellingen" -> Tickets -> Ticket Verkoop OPEN

Gastgebruikers en tickets¶

Als je wil dat ook niet leden tickets kunnen kopen, kan je de optie "Gastgebruikers kunnen zich registreren en tickets kopen" ook aanzetten. Indien deze optie uit staat, kunnen enkel leden en ouders tickets kopen.

Opvolging ticket verkoop¶

Je kan de ticket verkoop per event opvolgen:

"Tickets" -> Overzicht

• Hier zie je een overzicht van de verkochte tickets.
• Je kan een detail lijst van de verkochte tickets zien: Klik op de gewenste Event Naam. Dan "Lijst verkochte tickets"
• Voor genummerde ticketverkoop: Je kan de status van de verkoop zien op het zaalplan: klik "zaalplan"
• Je kan eveneens checken wie van de deelnemers nog geen tickets kocht (en deze eventueel een herinneringsmail sturen)

Tips voor het zaalplan en de opvolging¶

Belangrijk om weten:

Je kan tijdens de ticketverkoop geen stoelen toevoegen aan het zaalplan!

Je kan wel stoelen onbeschikbaar zetten, en tijdens de ticketverkoop weer beschikbaar maken.                                                                                                                                            
Op deze manier kan je de verkoop wat "sturen" door met mondjesmaat meer stoelen vrij te geven

Dus, een goede aanpak is:

• Begin met een MAXIMAAL zaalplan
• Indien je verwacht dat de zaal niet zal uitverkocht zijn kan je in het begin wat stoelen onbeschikbaar zetten (bv achteraan in de zaal)
• Als de verkoop goed vlot kan je meer stoelen beschikbaar zetten

Hoe worden genummerde stoelen toegekend?¶

Genummerde stoelen worden automatisch toegekend door SwingIT.

Een algoritme bepaalt de beste plaatsen (startend ergens vooraan in het midden van de zaal).

Je kan de plaats waar het automatisch toekennen van de stoelen start, zelf instellen:

• Klik in het zaalplan op 1 stoel.
• Klik dan op 'Startpunt toekenning' (het kleine stoeltje rechts bovenaan met purperen rand)

Deze aanpak vermijdt al te veel "single" open plaatsen in de zaal (als mensen zelf plaatsen kunnen kiezen laten ze dikwijls 1 stoel open)

---

Foto Albums¶

SwingIT foto albums dienen te worden aangemaakt in de gratis foto dienst van google.

Op deze manier kunnen we de SwingIT foto albums zonder bijkomende kosten aanbieden.

Hoe maak ik een foto album aan?¶

• Meld je aan via je google account op https://photos.google.com
• Laad de foto's daar op en stel een google foto album samen (maak een nieuw album indien nodig)

Nu ben je klaar om het album naar SwingIT te halen:

• Klik op het album (binnen google photos) en klik dan rechts bovenaan op de "Delen" knop
• Je krijgt nu een popup waar je kan kiezen met wie je het album deelt
• Kies "Link Maken" (links onderaad) en kopieer de link die wordt getoond
• Ga nu binnen SwingIT naar "Foto Albums" (Indien dit niet zichtbaar is check met support@swingit.be)
• Klik '+' om een nieuw foto album aan te maken
• Geef een titel en een beschrijving in
• Plak de link die je hebt gekopieerd vanuit het google album in het vak "Google album link"
• Klik "Bewaren"

Hoe bekijk ik een foto album?¶

Als de foto albums zichtbaar staan voor gebruikers (zie Instellingen/Media) dan verschijnt er een knopje "Foto Albums" op de home pagina.

Door hierop te klikken krijg je een lijst van foto albums te zien.

Hoe beheer ik de rechten van een foto album?¶

Je kan (als beheerder) de rechten van een foto album bewerken door naar het album te gaan en dan te klikken "Wie kan dit bekijken?"

Deze rechten zijn flexibel in te stellen:

• Als je alle toegansrechten leeg laat, kan iedereen (met een account) het album zien
• Als je bepaalde toegangsrechten invult, dan worden die strikt toegepast (bv als je een groep invult, dan krijgen enkel de leden van die groep het foto album te zien)

Foto Albums en Privacy¶

Je dient binnen google foto's het album steeds te blijven delen. Zoniet is het album niet meer zichtbaar binnen SwingIT.

De link naar het album zelf wordt niet gedeeld met je leden. Enkel de foto's zelf zijn zichtbaar (afhankelijk van de rechten die je instelt).

Is dit veilig? Op zich is dit een veilige manier om toegang tot je foto's en albums te beheren. Maar je kan niet vermijden dat gebruikers screenshots van een foto nemen of via de rechter muiknop een foto downloaden en dit publiceren op andere media. Daarom is het belangrijk bij je foto album de rechten te documenteren.

Standaard vermelden we "© \<naam van de school>" bij elk foto album, maar die tekst kan je ook wijzigen bij het bewerken van het foto album.

Video Zone¶

SwingIT kan je video's tonen aan geselecteerde gebruikers, gebaseerd op een rechten systeem.

Video's kunnen vanaf 2 bronnen worden gestreamed: YouTube en Vimeo

1. YouTube¶

Youtube is een gratis maar toont reclame en is een minder veilige manier om video's te delen.

Hoe deel ik een YouTube video?

• Upload je video binnen je YouTube kanaal
• Ga naar "YouTube Studio"
• Klik links op "Video's", je krijgt nu een lijst van je video's te zien

• In de kolom "Zichtbaarheid" kan je kiezen uit:

  • Openbaar: je video is openbaar (dus door iedereen) zichtbaar en ook te vinden via de YouTube zoek functie, en ook deelbaar binnen SwingIT
  • Verborgen: je video is niet openbaar zichtbaar en ook niet te vinden via de YouTube zoek functie, maar is WEL deelbaar binnen SwingIT
  • Privé: je video is niet openbaar zichtbaar, niet te vonden via de youTube zoek functie en is NIET deelbaar binnen SwingIT

  Let op! Om je video te delen binnen SwingIT dien je dus optie "Openbaar" of "Verborgen" te kiezen.

Als je wil beheren wie je video kan zien is het aan te raden "Verborgen" te kiezen. Wil je de video delen met iedereen, kies dan "Openbaar"

• Klik nu (binnen YouTube) op de video
• Je ziet nu links boven onder "Kanaalvideo's" je video staan, klik daar nogmaals op
• Je komt nu op het scherm om de video af te spelen
• Klik "Delen" "Insluiten" "Kopiëren"
• Ga nu binnen SwingIT naar "Video Zone" (Indien dit niet zichtbaar is check met support@swingit.be)
• Klik '+' om een nieuwe video aan te maken
• Geef een titel en een beschrijving in
• Plak de code die je hebt gekopieerd vanuit youTube in het vak "Embed Code"
• Klik "Bewaren"

2. Vimeo¶

Vimeo is een betalend video distributie platform, en staat garant voor hoge kwaliteit en veilige distributie van video, zonder reclame. Je kan hier kiezen of je video downloadbaar is of niet, en je kan hem beschermen zodat de link niet eenvoudigweg kan doorgegeven worden, wat bij YouTube wel het geval is.

Hoe deel ik een Vimeo video?

Heb je een eigen Vimeo account, dan kan je de video zelf uploaden.

Je kan hiervoor je eigen Vimeo account gebruiken, of een SwingIT vimeo account. Voor een SwingIT vimeo account: contacteer support@swingit.be aub.

Heb je geen Vimeo account, stuur dan via wetransfer de video aan support@swingit.be met de vraag deze video op Vimeo te plaatsen. (Prijs: zie swingit.be) Wij plaatsen je video op Vimeo en op SwingIT.

Met een SwingIT vimeo account

• Meld je eerst aan met je eigen (gratis) vimeo account.
• Eens aangemeld bij Vimeo, klik rechts boven op je profiel / Change Teams, en kies SwingIT
• Alle uploads die je nu doet maken gebruikt van de SwingIT quota
• Upload je video

Met je eigen vimeo account

• Meld je eerst aan met je eigen (gratis) vimeo account
• Upload je video

Ga nu als volgt verder:

• Klik nu op de video
• Je krijgt nu links een menubalk, met "General", "Info", "Privacy", "Collections" enz

Bij "General / Privacy" kies je voor:

• "Who can watch": Hide this video from vimeo.com
• "Where can this be embedded": Specific Domains voeg hier dan je eigen domein toe bv "mijndansschool.be" En klik op de '+' om dit domein toe te voegen
• "People can download this video": Stel hier in of leden de video zullen kunnen downloaden. Voor maximale beveiliging, zet dit UIT (dit kan enkel met een betalend Vimeo account) Opmerking: lichtblauw schuifje = AAN, grijs schuifje = UIT Wil je dat de video downloadbaar is, zet dit dan AAN, en zie hieronder verder bij "VIMEO DOWNLOAD"
• Klik "Save" onderaan
• Rechts bovenaan: klik Share / Copy Video Link
• Je hebt nu een link naar je video op Vimeo
• Ga nu binnen SwingIT naar "Video Zone" (Indien dit niet zichtbaar is check met support@swingit.be)
• Klik '+' om een nieuwe video aan te maken
• Geef een titel en een beschrijving in
• Plak de link die je hebt gekopieerd vanuit Vimeo in het vak "Embed Code"
• Klik "Bewaren"
• Stel de rechten in via "Wie kan deze video bekijken?"

VIMEO DOWNLOAD¶

Wil je de video downloadbaar maken, werk dan als volgt:

• zet bij de Vimeo instellingen "People can download this video" AAN
• Ga dan binnen Vimeo naar "Distribution" (linkse menu). Onderaan zie je dan "Video file links". Kopieer de bovenste link (Klik op "Copy Link")
• Plak deze link binnen SwingIT (video bewerken) in het veld "Download link"

Let wel op! Dat betekent dat deze download link wel door te geven is! (zelfs indien de rechten binnen SwingIT worden beperkt)

Hoe bekijk ik een video?¶

Als de video's zichtbaar staan voor gebruikers (zie Instellingen/Media) dan verschijnt er een knopje "Video Zone" op de home pagina.

Door hierop te klikken krijg je een lijst van video's te zien.

Kies een video en klik om te kijken. Je kan het scherm maximaliseren door rechtsonder op het vierkantje te klikken.

Hoe beheer ik de rechten van een video?¶

Dit verloopt gelijkaardig aan het rechtenbeheer van een foto album.

Je kan (als beheerder) de rechten van een video bewerken door naar de video te gaan en dan te klikken "Wie kan dit bekijken?"

Deze rechten zijn flexibel in te stellen:

• Als je alle toegansrechten leeg laat, kan iedereen (met een account) de video zien
• Als je bepaalde toegangsrechten invult, dan worden die strikt toegepast (bv als je een groep invult, dan krijgen enkel de leden van die groep de video te zien)

Opmerking: Het archiveren van leden of groepen heeft geen invloed op de toegangsrechten.

Video's en Privacy¶

Is dit veilig?

De deelbare link naar de video wordt bij YouTube WEL gedeeld met de kijkers. Bij Vimeo is dit NIET het geval.

Maw, een youtube video is door de gebruikers vrij makkelijk onder mekaar te delen.

Een Vimeo video is veilig in de zin dat hij niet makkelijk te delen is met anderen. Hij kan enkel van binnen SwingIT worden bekeken (mits de juiste instellingen binnen Vimeo).

Daarom raden we aan YouTube enkel te gebruiken voor video's die gratis worden verspreid aan de leden en die privacy gewijs mogen verdeeld worden. Dwz dat de herkenbare personen op de video hun expliciete toelating hebben gegeven om de video publiek te delen.

We raden gebruik van Vimeo aan voor

• Video's die te koop worden aangeboden
• Video's die slechts beperkt mogen worden gedeeld. Binnen SwingIT kan je exact beheren wie toegang zal krijgen.

Zorg er ook steeds voor dat de gepaste auteursrechten worden vermeld bij de video.

Standaard vermelden we "© \<naam van de school>" bij elke video, maar die tekst kan je ook wijzigen bij het bewerken.

Een video verkopen in de webshop¶

Je kan een video verkopen in de webshop zodat enkel wie de aankoop deed de video kan bekijken.

Instructies voor de beheerder¶

Maak een video aan zoals hierboven beschreven bij "2. Vimeo". Het is aan te raden vimeo te gebruiken aangezien YouTube video's makkelijk te delen zijn.

Bij het bewerken van de video: vink AAN "Te koop in webshop", en stel een prijs in

Voorzie volgende instellingen:

• Instellingen / Media: Video Zone zichtbaar voor gebruikers AAN
• Instellingen / Webshop: Webshop verkoop geopend AAN
• Instellingen / Webshop: Gastgebruikers hebben toegang tot de webshop
• Zet dit AAN om ook niet leden toe te laten de video te kopen
• Zet dit UIT om enkel leden en ouders de video te kopen

Instructies voor leden & ouders¶

• Aanmelden op de leden site
• Klik webshop
• Klik "Video hier te koop..."
• Klik onder video "Zet in mijn winkelwagentje"
• Betalen
• Ga dan naar je home pagina
• Klik "Video zone"
• Klik op de video titel
• Je kan de video's nu afspelen, en "full screen" zetten

Instructies voor niet leden (gast gebruikers)¶

• Klik "registreren" op de aanmelden pagina
• Geef e-mail en kies een wachtwoord
• Je krijgt een e-mail in je mailbox, klik op de link in de e-mail
• Je krijgt nu 3 opties: Kies optie 3 (GAST account)
• Je bent nu aangemeld
• Klik webshop
• Klik "Video hier te koop..."
• Klik onder video "Zet in mijn winkelwagentje"
• Betalen
• Ga dan naar je home pagina
• Klik "Video zone"
• Klik op de video titel
• Je kan de video's nu afspelen, en "full screen" zetten

MyWeb¶

MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek toegankelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.

MyWeb beheren¶

Als je de MyWeb module geactiveerd is (contacteer support@swingit.be hiervoor), kan je via de instellingen / MyWeb op de link klikken om naar het beheer van de web pagina's te gaan. Heb je reeds een of meerdere pagina's gemaakt, dan is deze link "MyWeb" ook beschikbaar in het menu links net onder "Groepen".

MyWeb: Een nieuwe pagina maken¶

Op de MyWeb beheer pagina zie je een lijst van de bestaande pagina's die je hebt gemaakt. Je kan een nieuwe pagina creëren door op de '+' onderaan te klikken.

Geef de pagina een titel en kies het type.

Volgende types zijn mogelijk:

• Standaard
• Contact
• Team
• Landing
• Home
• Publiek Home

Deze types worden hier verder verduidelijkt

Standaard¶

Elke web pagina die niet onder de andere types valt is een standaard pagina. "Standaard" is een zeer generiek type waarmee je alle kanten uitkan. Dwz dat je de volledige vrijheid hebt de inhoud te bepalen en dat er geen inhoud automatisch wordt toegevoegd.

In het "inhoud" vak kan je tekst in allerlei formaten en beelden toevoegen.

Contact¶

Een contact pagina heeft de functie de contact informatie van de vereniging te tonen. Typisch is dit het adres en mogelijk andere locaties.

Er wordt ook een "Contact formulier" getoond waarmee gebruikers u een boodschap kunnen sturen. Deze boodschap komt bij u aan per e-mail op het reply-to adres wat is ingesteld bij de Instellingen / E-mail / Reply-to-email.

De getoonde locaties komen uit Beheer / Locaties. Enkel de locaties met de optie "Toon in Contact & Ligging" aangevinkt worden getoond op deze contact pagina.

Landing¶

Opmerking: Dit feature is nog niet beschikbaar

Een landing pagina is de eerste pagina die een gebruiker ziet, als hij je site bezoekt via google of via een link. Het is een beknopte, maar visueel aantrekkelijke pagina met enkel basis info en een beperkt aantal verwjzignen naar andere pagina's.

Het verschil met een "home" pagina is het niveau van detail en de "eerste indruk": een landing pagina is beknopter en is meer marketing gericht. Dikwijls heeft ze een parallax effect met veel foto's met visuele aantrekkingskracht.

Home / Publiek Home¶

Een "home" pagina is een pagina die dient als uitvalsbasis voor de rest van de site.

Deze kan publiek of niet publiek zijn. Indien ze publiek is, is ze ook zichtbaar voor gebruikers die niet zijn aangemeld.

MyWeb: Pagina's ordenen¶

Je kan de MyWeb pagina’s ordenen. Maw, je kan kiezen in welke volgorde ze in het linker menu verschijnen.

Ga hiervoor als beheerder naar de MyWeb pagina (Klik links op “MyWeb”). Je kan in deze tabel een rij naar onder of boven verslepen: klik in de 2e kolom en sleep naar de juiste plaats. Even wachten en je ziet onmiddellijk het resultaat.

Integratie van SwingIT in je eigen website¶

Klik op het vraagteken rechtsbovenaan, en kies dan "Integratie in een website"

Hulp voor gebruikers (dansers/spelers/leden/ouders/docenten)¶

Klik op het vraagteken rechtsbovenaan, en kies dan "Hulp bij registratie en inschrijving"

Veel succes!