"FAQ" = Frequently Asked Questions = Vaak gestelde vragen

Accounts & Inschrijvingen

Hoe maak ik een account aan als lid?

Hoe maak ik een account aan als ouder/voogd?

Hoe schrijf ik als ouder/voogd een zoon/dochter in?

Hoe kan ik een bestaande ouder koppelen aan een lid dat reeds een account heeft?

Vanuit het lid account (dus het lid is aangemeld):

Hoe kan ik een bestaand lid koppelen aan een ouder die reeds een account heeft?

Vanuit een gebruiker die de "ouder" rol reeds heeft (dus de ouder is aangemeld):

Hoe kan ik mezelf inschrijven in een groep?

Hoe kan ik als beheerder het e-mail adres wijzigen waarmee iemand (lid of ouder) zich aanmeldt?

Hoe kan een beheerder een ouder-lid relatie verwijderen?

Een lid slaagt er niet in zijn email adres te laten verifieren, hoe los ik dat op als beheerder?

Wachtwoord vergeten, wat nu?

Ik ben m'n wachtwoord vergeten. Hoe kan in mijn wachtwoord opnieuw kiezen?

Hoe kan een beheerder een lid toevoegen?

Meestal ga je als beheerder geen leden toevoegen. De leden schrijven zich online in, en hierbij maken ze hun eigen account aan en vullen ze hun persoonlijke gegevens zelf in.

Mocht je toch "manueel" leden willen toevoegen, dan kan dat als volgt:

Hoe kan een beheerder een lid verwijderen?

Je kan geen leden verwijderen, je kan ze wel archiveren:

Dit lid is nu niet meer zichtbaar in de groepen en ledenlijst. Wil je dit lid terug bekijken, ga dan naar het archief:

Hoe kan een beheerder of docent zich registreren als ouder?

Hoe kan een beheerder zich registreren als lid?

Docenten

Hoe kan een beheerder een docent toevoegen?

Dit kan als volgt:

Hoe kan een beheerder een docent verwijderen?

Dit is niet mogelijk, je kan wel docenten archiveren. Ga naar de docent, en klik "archiveren" onderaan.

Hoe kan een docent zich registreren als lid of als ouder?

Groepen

Hoe kan een beheerder een nieuwe groep toevoegen?

Hoe kan een beheerder een groep verwijderen?

Dit is niet mogelijk, je kan wel een groep archiveren. Indien je toch een groep wil verwijderen, stuur een mailtje aan support@swingit.be

Hoe stel ik de leeftijdscategorien in voor de groepen?

Bv leeftijdsgroep “+10 jaar” en huidig jaar = 2018:

Bv leeftijdsgroep “10-12 jaar" en huidig jaar = 2018:

Deze leeftijds regels gelden NIET als een beheerder iemand inschrijft (beheerder kan de regels dus omzeilen)

Je kan ipv een jaartal ook een volledige datum ingeven om meer controle te hebben. Bv 10 jaar op 1 september etc.

Hoe kan een beheerder een groep kopieren?

Je kan een of meerdere groepen kopieren van een periode naar een andere periode.

Dat doe je als volgt:

Opmerkingen:

Aanwezigheden

Hoe kan ik een lid die niet ingeschreven is in een groep als aanwezig aangeven?

Er zijn nu 2 opties:

  1. Het aanmaken van nieuwe aanwezigheden:

  2. Klik op de '+' rechts bij de Aanwezigheden

  3. Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
  4. Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
  5. Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep

  6. Bewerken van bestaande aanwezigheden:

  7. Klik op de betreffende aanwezigheid

  8. Klik "Bewerken" knop (helemaal onderaan de tabel)
  9. Onder het vak "Opmerkingen": klik op het knopje met het '+' teken om een lid toe te voegen
  10. Er verschijnt een nieuwe selectie box: kies hier het toe te voegen lid en klik "Bewaren"
  11. Je kan nu de aanwezigheden bewerken incl het lid wie geen deel uitmaakt van de groep

E-mail ontvangen

Bij problemen met het ontvangen van e-mail (bv tijdens registratie) let op het volgende:

E-mail versturen

Hoe kan ik mailen aan alle leden binnen een bepaalde periode?

Betalingen

Hoe kan een beheerder een rekening markeren als betaald?

Selecteer het lid (bv via de zoekfunctie), daarna:

Hoe kan een beheerder een binnenkomende overschrijving markeren als betaald?

Je vraagt de leden bij hun overschrijving het REF nummer mee te delen in de opmerking. (zie ook volgende vraag)

Dat REF nummer geef je dan in in de zoekfunctie (vergrootglas bovenaan rechts) bv REF123

Je komt onmiddellijk bij die rekening referentie terecht, en je kan ze meteen "Volledig betaald" zetten (knop onderaan)

Hoe of waar vraag ik aan de leden het REF nummer mee te geven bij overschrijving?

Je geeft deze info in bij Instellingen / Inschrijvingen / Inschrijvingen en registratie opties / Info bij de rekeningen

Klik op de tekst net rechts van "Info bij de rekeningen"

Indien je via overschrijving wil werken zet je hier bv: "Gelieve te betalen per overschrijving met vermelding van REF nummer(s) hierboven vermeld."

Deze tekst verschijnt dan automatisch onder hun te betalen rekeningen.

Hoe kan een beheerder een gedeeltelijke betaling inbrengen?

Welke online betaalmethodes worden ondersteund?

Hoe betaling in 1x wijzigen naar betaling in 2x?

Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

Ga naar de rekening en bewerk ze. Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2x"

Hoe betaling in 2x wijzigen naar betaling in 1x?

Opmerking: Dit werkt enkel voor niet betaalde rekeningen voor groepen.

Ga naar de rekening deel 1 en bewerk ze. Klik onderaan op de knop "Wijzig naar betaling in 2x"

Kortingen & terugbetalingen

Hoe ken ik kortingen toe?

Kijk bij Instellingen / Financieel. Hier kan je de automatische kortingen instellen.

Hoe ken ik een tegoed toe aan een lid?

Hiervoor bestaan enkele opties:

Negatieve rekening

Korting code

Hoe ken ik een tegoed toe aan een groep van leden? (bv corona tegoed, corona korting)

Je kan een tegoed (korting) toekennen aan een hele groep in 1 keer.

Dat gaat als volgt:

De leden van deze groep krijgen nu allen een tegoed op hun rekening. Dit tegoed zal in rekening gebracht worden bij online betalingen. Je kan een tegoed ook manueel als vereffend zetten ("betaald") als je het via overschrijving of cash zou terugbetalen.

Wordt korting ... ondersteund?

Dit zijn de ondersteunde kortingen:

Je kan buiten al deze automatische kortingen, als beheerder, ook manuele kortingen toekennen.

Dat kan op 2 manieren:

Leden: "Nieuw" vs "Niet nieuw"

Hoe kan ik alle leden als "Niet nieuw" markeren?

Dit is handig bij het (bijna) einde van een periode:

Ticket Verkoop

Hoe kan ik bij genummerde ticket verkoop een rij stoelen "onbeschikbaar" zetten (dus niet te koop stellen)

Deze stoelen zijn nu gemarkeerd als onbeschikbaar en worden dus niet verkocht bij de ticket verkoop

Kalender

Krijgen de ouders enkel de activiteiten in de kalender te zien die van toepassing zijn voor hun kinderen?

Ja, als ze de persoonlijk kalender gebruiken (zie profiel)

Hoe zet ik de sessies van een groep in de kalender?

Als je een nieuwe groep maakt (of kopieert van een andere groep), dan komen de sessies van die nieuwe groep automatisch in de kalender. Voorwaarde is wel dat het om wekelijkse sessies gaat (je hebt een weekdag en uur aangeduid bij bewerken van de groep).

Je kan de sessies voor die groep achteraf aanpassen vanuit de kalender of vanuit de sessie lijst voor ie groep, te vinden in de groep zelf.

Concreet:

Ik heb de start of eind datum van een groep gewijzigd, hoe kan ik de kalender updaten?

Als je de start of eind datum van een groep wijzigt, dan worden de sessies in de kalender niet automatisch mee aangepast. Dit om eventuele vorige wijzigingen in sessies voor die groep niet te overschrijven.

Je kan wel (als beheerder) ervoor kiezen om de sessies opnieuw naar de kalender te schrijven. Hiervoor selecteer je de groep (of meerdere groepen) in het groepen overzicht. Klik dan "Selectie" / "Maak sessies in kalender".

Webshop

Hoe kan ik als beheerder een aankoop (order) in iemand's winkelwagentje zetten?

Dat kan. Voor meer info: zie "Overdracht van Orders" in de handleiding


Varia

Hoe krijg ik een ledenlijst, gesorteerd op geboortedatum te zien?

Hoe kan je een danser/speler/lid verwijderen ?

Je kan geen leden verwijderen maar wel archiveren, dan zijn ze niet meer zichtbaar:

Hoe kan ik leden zoeken?

De zoekfunctie is steeds zichtbaar bovenaan rechts (vergrootglas)

Je kan zoeken naar leden (namen, straat en gemeente), docenten, opmerkingen bij inschrijvingen en nota's bij leden. Je kan ook zoeken naar een nummer van een (te betalen) rekening of een ticket nummer (ticketverkoop)

Voor wie is het leden "Info" veld zichtbaar?

Dit veld is zichtbaar voor alle beheerders en voor de docenten die les geven aan het lid.

Dit veld is dus niet zichtbaar voor de leden en/of ouders.

Wat is een PWA app en hoe gebruik ik dit?

SwingIT ondersteunt PWA, wat staat voor "progressive web application"

Hiermee kan je als gebruiker SwingIT als een app symbool op je home scherm zetten, zonder installatie vanuit app store of google play.

Via een PWA is het niet meer nodig om steeds je browser te gebruiken maar kan je rechtstreeks op het app symbool klikken.

Deze PWA app is beschikbaar voor scholen met een ADVANCED of PRO account. Zij krijgen hun eigen logo te zien als app symbool.

Voordelen van de PWA app tov het gebruik van je "gewone" browser:

Meer info over PWA: https://en.wikipedia.org/wiki/Progressive_web_application

Hoe kan ik op m'n iPhone / iPad een app symbool maken?

Hiermee kan je als gebruiker SwingIT als een app symbool op je home scherm zetten.

  1. Open Safari browser
  2. Ga naar de swingit website van je dansschool (bv swingit.swingdans.be)
  3. Meld je aan
  4. Klik het "delen" symbool onderaan in safari (dit is een vierkantje waaruit een pijltje naar boven wijst)
  5. Scroll een naar beneden tot je "Zet op beginscherm ziet" staan (Dit is een vierkant met een wit plus teken)
  6. Klik op "Zet in beginscherm"
  7. Bevestig de naam door "Voeg toe" te klikken (bovenaan rechts)
  8. Klaar! Het app symbool staat nu bij je andere apps

Hoe kan ik op een Android smartphone een app symbool maken op het startscherm?

Deze methode werkt vanuit de standaard Android browser:

Als je naar je site surft via je browser, zal je een "popup" window krijgen met de vraag de app the installeren. Als je hiermee toestemt komt de app bij je andere apps terecht.

Heb je "neen" gekozen bij deze popup? Dan zal je wat geduld moeten hebben. Bij voldoende gebruik van de site zal je browser deze popup weer tonen.

Als er geen popup verchijnt, klik op de web adres balk (symbool met pijltje naar beneden) Kies dan "Install"

Wat is ABP?

ABP staat voor "Afbetalingsplan". Dit is een vlagje dat je kan aan/uitzetten per lid. Hiermee kan je als beheerder onthouden aan wie je de toelating hebt gegeven om in (vele) delen te betalen.

Dit is eerder voor uitzonderingen uiteraard.

Dit vlagje heeft verder geen bijzondere functie, het is eerder een geheugensteuntje voor jou als beheerder.


Problemen

Wat te doen bij een probleem met de SwingIT software?

Help functie

E-mail support

Indien je het probleem niet kan oplossen, gebruik e-mail support.

Schrijf een e-mail aan support@swingit.be met volgende info:

Hoe beter u het probleem omschrijft, hoe sneller we u kunnen helpen.

Stuur deze mail aan support@swingit.be met als onderwerp "Feedback SwingIT"

-- SwingIT! --