SwingIT Concepten

Account

Een "account" is een combinatie van een e-mail adres en een wachtwoord waarmee iemand zich op je SwingIT site kan aanmelden.

Een account op zich geeft iemand toegang tot de site. De rollen bepalen dan welke rechten iemand krijgt. (Zie rollen)

Beheerders en docenten hebben eveneens een account nodig. Om een extra beheerder account aan te maken: vragen: stuur een mailtje aan support@swingit.be Om een docent account aan te maken: klik Docenten (Docenten Lijst), '+' (onderaan het scherm)

Voor leden ligt dat anders: Jonge leden hebben geen e-mail adres en dus geen account. Toch kunnen ze in de SwingIT database gezet worden als lid.

Voor deze jonge leden zonder e-mail adres zijn er 2 opties:

  1. Hun gegevens kunnen worden aangemaakt en/of gewijzigd door hun ouder(s) of voogd(en), die wel een account heeft(hebben), en de rol "ouder/voogd" hebben.
  2. Hun gegevens worden beheerd door een beheerder van de dansschool zelf.

Meerderjarige leden die een e-mail adres hebben, kunnen zelf een account maken (vóóraleer ze inschrijven) en hun gegevens daarna zelf beheren. Indien een meerderjarig lid ook een ouder/voogd is, dan kan hij/zij eveneens de gegevens van hun zoon/dochter beheren.

Zie de FAQ voor meer info over hoe iemand een account kan aanmaken.

Rollen

Een "rol" bepaalt welke rechten iemand krijgt.

Enkel personen die een account hebben kunnen een rol krijgen. (Een account is een combinatie van e-mail adres en wachtwoord waarmee iemand kan inloggen op de site.)

Een persoon kan ook meerdere rollen krijgen (bv een ouder die ook zelf lid is, of een beheerder die ook docent is)

SwingIT ondersteunt deze rollen, met volgende rechten:

Periode

Een periode is een tijdspanne gedurende dewelke groepen les krijgen en een inschrijving dus geldig is.

Bv: Een school kan werken met een periode van een schooljaar, een kwartaal of bv. per half jaar.

Een periode heeft een naam en een start- en eind datum. Deze data worden bv gebruikt in de kalender om te bepalen wanneer lessen van een bepaalde groep starten en eindigen.

Hoewel het technisch mogelijk is periodes te laten overlappen in de tijd is dit niet echt aan te raden. Dit heeft namelijk een aantal gevolgen. Bv kortingen worden berekend per periode. Het is dus niet mogelijk kortingen te berekenen over verschillende periodes heen (bv 2e, 3e groep).

Een groep is steeds gekoppeld aan één bepaalde periode.

Periodes worden beheerd door een beheerder via "Beheer, Periodes"

Nadat de periode is afgelopen kan een beheerde ze best archiveren, en wordt een volgende periode gestart.

Inschrijving

Een inschrijving koppelt een lid met een groep. Een inschrijving is geldig voor één bepaalde periode.

Bij inschrijving in een groep wordt automatisch de rekening van het lid aangepast. Het lid ziet dan het betreffende bedrag (van de groep) op zijn rekening verschijnen.

Leden vs. Inschijvingen

Een "lid" (kan ook "danser" of "speler" worden genoemd in sommige scholen) is een persoon die zichzelf als lid opgaf tijdens registratie, of die door een ouder of beheerder als lid is ingebracht in SwingIT.

Een "lid" heeft dus niet noodzakelijk een account (bv zeer jong kind zonder e-mail, of een lid ingebracht door ouder of beheerder)

Docent

De docenten zijn de lesgevers in uw school. Zij vullen ook de aanwezigheidslijsten in.

Assistent docent

Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen.
(Beheer, Instellingen)

Een assistent docent is een "tweede" docent die aan een groep kan toegekend worden. Deze docent krijgt ook toegang tot de leden van deze groep.

Combi

 Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen.
(Beheer, Instellingen)

Een "combi" is een combinatie van groepen welke als een geheel door een lid kan gekozen worden bij inschrijving.

Het concept gaat nog verder in de zin dat er binnen 1 combi, enkele groepen verplicht kunnen zijn en enkele groepen optioneel.

Dwz als een lid inschrijft voor een combi komt hij automatisch in de verplichte groepen van die combi en kan hij/zij nog enkele optionele groepen erbij kiezen zonder dat zijn/haar rekening wordt verhoogd. Hij/zij krijgt 1 prijs te zien op zijn/haar rekening voor de gehele combi.

Via een combi kan ook korting gegeven worden aangezien met zich inschrijft voor een "combi pakket" van groepen. Dwz een combi heeft steeds een eigen prijs.

Een beheerder kan de combi's beheren via "Beheer, Combi's". Klik '+' onderaan het scherm om een nieuwe combi aan te maken

Korting code

Een korting code verleent korting aan de mensen die de code hebben gekregen (bv per mail).

Een korting code kan een beperkte geldigheid hebben in de tijd, en is al dan niet herbruikbaar, door dezelfde of door meerdere personen (dit stel je in bij het bewerken van de korting code zelf)

Korting codes die de optie "publiek zichtbaar" hebben aan staan, worden getoond bij betaling. Andere korting codes worden niet getoond en dienen dus op een andere manier te worden gecommuniceerd (bv in een mail aan een beperkt publiek of via een persoonlijk bericht)

Opgelet: Korting codes dienen EXACT te worden ingegeven, dwz correcte hoofd- of kleine letters en spaties (indien die er zijn in de naam). Geef de codes dus een zo eenvoudig mogelijke naam om ze makkelijk te kunnen invoeren

Archief

De plaats waar "oude" periodes, groepen en leden worden gestockeerd

Groepen, leden of docenten die zijn gearchiveerd verschijnen NIET in de normale lijsten van groepen, leden etc. (tenzij expliciet geselecteerd in een menu bv als je een gearchiveerde periode selecteerd in de ledenlijst)

Het archief is raadpleegbaar door een beheerder via "Beheer, Archief"

"Nieuw" vs "Niet nieuw"

Leden worden bij registratie automatisch als nieuw aangeduid.

Een beheerder kan aan het einde van een periode de nieuwe leden als "Niet nieuw" markeren, zodat hij/zij het onderscheid kan maken tussen wie de vorige periode reeds lid was en wie "nieuw" geregistreerd is in de huidige periode. Hoe je dit precies kan doen: zie FAQ

Op deze manier kan men de inschrijvingen openen voor reeds bestaande ("niet nieuwe") leden, terwijl nieuwe leden nog niet kunnen inschrijven (Zie Instellingen -> Inschrijvingen -> Wie kan waarvoor inschrijven)

Aanwezigheden

Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen.
(Instellingen, Modules)

Aanwezigheidslijsten geven aan wanneer een lid al dan niet aanwezig was in de les. Achteraf kunnen per docent, of per lid deze aanwezigheden worden gecheckt. Aanwezigheden worden ingegeven door de docent.

Locaties

Opmerking: Dit is een optionele module die je kan inschakelen via de Instellingen.
(Beheer, Instellingen)

Locaties worden gebruikt indien men les geeft op meerdere locaties. Ook voor de organisatie van events worden locaties gebruikt.

(Zie Beheer, Locaties)

Events

Een Event is een eenmalige gebeurtenis, bv een voorstelling van een show op 5 mei 2019, een kamp in de zomer van 2019, een wedstrijd in januari 2020 enz.

Events hebben een datum, tijd en locatie.

Events hebben mogelijk deelnemers en/of toeschouwers. Deelnemers maken zelf deel uit van het Event (bv dansers, spelers). Toeschouwers komen kijken naar het Event.

Events kunnen als volgt worden gebruikt:

Enkele voorbeelden van het gebruik van events

Je kan bv het event type "Kamp" maken en verscheidene kampen organiseren onder dit type (bv zomerkamp, paaskamp, ...)

Event types

Een Event Type is een algemene beschrijving van een Event. Bv "kamp", "voorstelling", "wedstrijd". Een Event Type heeft geen datum of locatie. (Zie Event)

Een Event type laat toe de Events te groeperen zodat ze makkelijker kunnen worden beheerd.

Tickets

Een ticket verleent toegang tot een event.

Een ticket kan een of meerdere plaatsen (stoelen) omvatten in een zaalplan.

Een "VIP ticket" is een ticket toegekend door een beheerder aan een bepaalde persoon. Dit kan zonder betaling.

Verkochte Ticket

Een verkocht ticket is betaald en toegekend aan een lid.

"VIP" tickets worden als verkocht beschouwd.

Gereserveerd Ticket

Vooraleer een ticket verkocht wordt, komt het even in de status "Gereserveerd". Dit wil zeggen dat het ticket is voorbehouden (gereserveerd) voor die persoon, maar dat de betaling nog niet afgerond is.

Bv als een lid een ticket wil kopen, maar nog niet online heeft betaald (dit kan enkele minuten duren), komt het ticket in deze status. Na betaling is het ticket effectief verkocht.

LET OP! Gereserveerde tickets die niet zijn betaald, worden elke nacht automatisch weer vrijgegeven voor verkoop. Dit om te vermijden dat er vele tickets gereserveerd staan zonder betaling.

Velden op maat

Velden op maat laten toe je eigen velden toe te voegen aan leden of docenten. Zo kan je extra informatie in de database opslaan die niet standaard wordt voorzien door SwingIT.

Je kan bv maat van kledij toevoegen bij de leden en dit al dan niet verplicht maken bij registratie.

Beurtenkaart

Een beurtenkaart geeft het recht aan ee lid een aantal beurten les te nemen in een groep. Via de aaanwezigheden wordt automatisch een "gebruikte" beurt gemarkeerd op de beurtenkaart. Een lid kan via een knop op zijn home pagina het aantal beschikbare beurten volgen.

MyWeb

MyWeb is een optionele SwingIT module die je toelaat je eigen web pagina's te maken. Hiermee kan je ook web pagina's maken die publiek togenakelijk is, dwz zonder dat de gebruikers zich hoeven aan te melden.

Producten

Een product kan worden aangeboden in de webshop, bij deelname aan events en bij inschrijving in een groep

Dit zijn bv T-shirts of andere merschandising, of items te koop bij deelname aan een kamp

Product Varianten

Een product "variant" heeft meer specifieke eigenschappen dan het product zelf.

Bv een T-shirt kunnen we verkopen in verschillende maten, bv. Small/Medium/Large

Deze maten zijn varianten van het product "T-shirt"

Andere voorbeelden van varianten zijn kleur varianten: je hebt T-shirts in rood/blauw enz

Varianten hebben meestal dezelfde prijs. Daarom kan je de prijs instellen op het niveau van het product (en laat de prijs van de variant leeg). Varianten met verschillende prijs zijn ook mogelijk, stel de prijs dan in op niveau van de variant.

Varianten kan je een korte beschrijving geven, een gedetailleerde beschrijving en/of tags

De tags zijn handig voor varianten met duidelijke kleine verschillen bv Small,Medium,Large voor de maten.

Stock

(Enkel mogelijk indien de module "Stock beheer" actief is)

Aangezien producten mogelijk varianten hebben, kan je geen stock bijhouden van producten zelf, maar wel van product varianten.

Je bv bij hoeveel T-shirts in maat Small je in stock hebt.

Je kan per product variant aangevene of je de stock wil bijhouden of niet. Indien dit het geval is, dan wordt er bij elke verkoop het aantal verkochte items eerst gereserveerd gezet, en bij levering wordt het aantal van de stock afgetrokken.